บัญชี

การเปลี่ยนวิธีบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือทำได้โดยผู้มีสิทธิ์ Admin (หรือ Support หลังได้รับอนุมัติจาก Admin) ตามขั้นตอน

1. ไปที่เมนู "ตั้งค่า" > "บริษัท" 2. เลือกบริษัทที่ต้องการ กดปุ่มดำเนินการ "..." > "แก้ไข" 3. เลือกแท็บ "ตั้งค่าบัญชี" 4. เปลี่ยนวิธีบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือจาก Perpetual เป็น Periodic

5. กดบันทึก แล้วไปกด "คำนวณสต็อกใหม่" ที่เมนูคลังสินค้าเพื่ออัปเดตข้อมูล การเปลี่ยนวิธีนี้ Support จะไม่ตั้งค่าให้เองโดยพลการ ต้องมีหลักฐานการอนุมัติจากผู้มีอำนาจ (Admin) ของบริษัทก่อนจึงจะดำเนินการให้ได้

ระบบมีการป้องกันไม่ให้เอกสารปลายทางที่อ้างอิงเอกสารอื่น (เช่น IV หรือ AI ที่อ้างอิงจาก SO) มีวันที่เอกสารเกิดขึ้นก่อนเอกสารต้นทาง หากพบข้อผิดพลาดนี้ต้องตรวจสอบและแก้ไขวันที่ของเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งชุดให้เรียงลำดับก่อนหลังให้ถูกต้อง กฎนี้จะถูกตรวจสอบทุกครั้งที่มีการแก้ไขเอกสารใดๆ ในชุดเดียวกัน แม้จะแก้ไขเพียงจุดเดียว (เช่น เปลี่ยนธนาคารที่รับเงิน) ก็ตาม ดังนั้นเอกสารเก่าที่สร้างไว้ก่อนระบบบังคับกฎนี้อาจมีวันที่ผิดลำดับหลงเหลืออยู่และต้องแก้ไขเมื่อพบ

ระบบป้องกันการลบเอกสารที่รันเลขที่ในระบบแล้ว เพื่อไม่ให้เลขที่เอกสารกระโดดข้ามและให้รันเลขที่เอกสารต่อเนื่องได้ หากไม่ต้องการใช้งานเอกสารนั้นแล้ว ให้ใช้ "ยกเลิกเอกสาร" แทนการลบ หมายเหตุ: หากลบไฟล์ต้นฉบับที่ใช้อัปโหลดเอกสารนั้นออก เอกสารที่เกิดจากไฟล์นั้นในระบบจะถูกลบออกไปด้วย

สามารถทำได้ 2 วิธี คือ 1) ยกเลิกเอกสารใบแจ้งหนี้ (IV) หรือ 2) นำเอกสาร IV ไปลดหนี้ด้วยเอกสารใบลดหนี้ (CN) เพื่อลบยอดออกจากรายงาน ทั้งสองวิธีนี้จะทำให้ยอดหายไปจากรายงานยอดคงค้าง (การบันทึกบัญชีตัดหนี้สูญ Dr.หนี้สูญ Cr.ลูกหนี้ อาจต้องบันทึกเพิ่มเติมผ่านสมุดรายวันตามหลักบัญชี)

สาเหตุเกิดจากผังบัญชี (GL) นั้นยังไม่ได้ติ๊กเปิดใช้งานให้กับบริษัทที่เอกสารอ้างถึง ทำให้ข้อมูลผังบัญชีขัดแย้งกับเอกสาร แก้ไขได้โดยเข้าไปติ๊กเปิดใช้งานบริษัทที่ถูกต้องในหน้าผังบัญชีนั้น และตรวจสอบเอกสารต้นทางว่าเลือกบริษัทถูกต้องแล้ว

ตามหลักการออกแบบระบบ ข้อมูล GL ในส่วน VAT/WHT จะถูกบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติตามผังบัญชีที่ตั้งไว้ จึงไม่ได้เปิดให้ผู้ใช้ปรับแก้ไขเองโดยตรง แต่หากฝืนแก้ไข GL ไว้ในการบันทึกครั้งแรกได้สำเร็จ เมื่อกลับเข้ามาทำรายการอื่นในเอกสารเดิม (เช่น แนบไฟล์เพิ่มเติม) ระบบจะเปลี่ยน GL กลับไปเป็นค่าที่ตั้งไว้ในระบบโดยอัตโนมัติอีกครั้ง วิธีแก้ไขเมื่อ GL ขึ้นผิดประเภท คือให้ลบยอดรวมในรายการออกแล้วเพิ่มรายการใหม่ ระบบจะคำนวณ GL ให้ถูกต้องตามเงื่อนไขที่ตั้งไว้

หากเอกสาร (เช่น RS) ถูกกำหนดวันที่สร้างเอกสารก่อนวันที่เริ่มบันทึกบัญชีจริงใน Nested ข้อมูลนั้นจะไม่แสดงในรายงานงบทดลอง (TB) ซึ่งเป็นพฤติกรรมที่ถูกต้อง แต่จะยังคงแสดงใน BS ทำให้สองรายงานไม่ตรงกัน แนะนำให้สร้างเอกสารยอดยกมา (BF) เพิ่มเติมด้วยตนเอง เพื่อให้ยอดตรงกับ BS

บัญชีลูกหนี้การค้า (เช่น 11301) เป็นบัญชีคุม (control account) ตามค่าตั้งต้นของผังบัญชี ทำให้ไม่มีข้อมูลขึ้นมาให้เลือกดูแยกประเภทโดยตรง หากต้องการให้เลือกดูแยกประเภทได้ ต้องแก้ไขคุณสมบัติผังบัญชีให้ไม่เป็นบัญชีคุม ในอีกกรณีหนึ่ง หากผังบัญชี GL หนึ่งถูกอ้างอิงเป็น "บัญชีคุม" อยู่ในช่อง "แสดงในงบการเงิน" ของ GL อีกตัวหนึ่ง จะทำให้บันทึกสมุดรายวัน (JV) ไม่ผ่าน แก้ไขได้โดยเข้าเมนูบัญชี > ผังบัญชี > เลือก GL ที่เป็นปัญหา แล้วแก้ไขช่อง "แสดงในงบการเงิน" ให้ชี้ไปยัง GL ที่ถูกต้อง

สำหรับทรัพย์สินที่เกิดขึ้นก่อนวันเริ่มต้นบันทึกบัญชีในระบบ Nested ระบบจะไม่สามารถรันคำนวณค่าเสื่อมราคาย้อนหลังให้อัตโนมัติได้ ต้องอัปโหลดข้อมูลทรัพย์สินยกมา (พร้อมค่าเสื่อมสะสมที่คำนวณไว้แล้วนอกระบบ) เข้าระบบผ่าน Template อัปโหลดของระบบ (Master - NESTED Asset Template) เท่านั้น

ต้องสร้างเอกสาร YJ ก่อนล็อคงวดบัญชีของปีนั้น โดยใช้วันที่เอกสารเป็นวันที่ 31/12 ของปีนั้น เพื่อปิดยอดรายได้/ค่าใช้จ่ายเข้าบัญชีกำไรขาดทุนให้ถูกต้อง หากไม่สร้าง YJ ก่อนล็อคงวด ยอดยกไปของปีถัดไปจะแสดงผิด เอกสาร YJ จะกลับรายการ (reverse) เฉพาะบัญชีในหมวด 4 (รายได้) และหมวด 5 (ค่าใช้จ่าย) เท่านั้น จึงทำให้บัญชีหมวด 4 และ 5 ไม่แสดงยอดสิ้นงวดอีกหลังบันทึก YJ (หากต้องการตรวจสอบยอดก่อนมี YJ ต้องยกเลิกเอกสาร YJ ก่อน) แนะนำให้ปิดเอกสาร YJ ทุกปีหลังตรวจสอบความถูกต้องแล้ว เพื่อป้องกันการแก้ไขข้อมูลย้อนหลังที่อาจกระทบยอดยกมาและงบการเงินของปีถัดไป

ขั้นแรกตั้งค่ารูปแบบบาร์โค้ดที่เมนู บัญชี > ทรัพย์สิน > แท็บ

4. ตั้งค่าทรัพย์สิน เลือกรูปแบบบาร์โค้ด แล้วกด บันทึก จากนั้นกลับไปแท็บ

1. ทรัพย์สิน เลือกรายการที่ต้องการ กดปุ่มดำเนินการ “...” เลือก แก้ไข กำหนดรหัสบาร์โค้ดแล้วกด บันทึก พิมพ์บาร์โค้ดทีละรายการ: กลับไปแท็บ 1 เลือก พิมพ์บาร์โค้ด กำหนดรายละเอียดที่แสดง ขนาดกระดาษ และจำนวน แล้วกด OK ตรวจสอบข้อมูลแล้วกด พิมพ์ พิมพ์บาร์โค้ดหลายรายการพร้อมกัน: ติ๊กเลือกรายการที่ต้องการ เลือก พิมพ์บาร์โค้ด กด OK แล้วกด พิมพ์

เข้าเมนู บัญชี > ทรัพย์สิน ในช่องค่าเสื่อมราคาเลือก “ทั้งหมด” หากต้องการทรัพย์สินทุกรายการในระบบ คลิกขวาที่หัวตารางส่วนทรัพย์สินและค่าเสื่อมราคา เลือก พิมพ์ จากนั้นกด ส่งออก แล้วเลือกตัวเลือก export to Excel

หากกรอกปริมาณต่ำกว่า 1 หน่วย ระบบจะไม่รองรับการสร้างรหัสทรัพย์สินให้อัตโนมัติ

เนื่องจากทรัพย์สินถูกสร้างขึ้นมาจากเอกสาร เช่น ใบรับสินค้า/บริการ (GR) ใบตั้งหนี้ (AP) และ/หรือ ใบเบิกวงเงิน (CV) ให้แก้ไขวันที่ซื้อและวันที่เริ่มคำนวณค่าเสื่อมจากวันที่ของเอกสารต้นทางแทน ระบบปิดช่องแก้ไขในหน้าทรัพย์สินไว้เพื่อป้องกันความผิดพลาด ควรระมัดระวังในการแก้ไขวันที่คำนวณค่าเสื่อมไปมา เนื่องจากกระทบต่อการคำนวณค่าเสื่อมราคา

การคำนวณค่าเสื่อมราคาไม่ทำงานแบบเรียลไทม์ ระบบจะรีเฟรชคำนวณค่าเสื่อมราคาให้อัตโนมัติ 1 ครั้งต่อวัน ในช่วงเวลากลางคืน (แนะนำปลดล็อกงวดบัญชีในช่วง 22:00–05:00 น.) แต่หากงวดบัญชีของเดือนนั้นถูกล็อกไว้ รายการค่าเสื่อมราคาจะไม่ถูกคำนวณใหม่ ต้องปลดล็อกงวดบัญชีของทุกเดือนที่ต้องการให้คำนวณใหม่ (การปลดล็อกเพียงเดือนเดียวไม่พอ หากมีหลายเดือนค้างต้องปลดล็อกทุกเดือนที่เกี่ยวข้อง) ระบบจึงจะคำนวณค่าเสื่อมราคาใหม่ให้ในรอบถัดไป หลังคำนวณเสร็จแล้วสามารถล็อกงวดกลับได้ตามปกติ

ให้สร้างเอกสารที่เมนูขายทรัพย์สิน (Asset Sale) ตามขั้นตอนปกติ หลังจากขายแล้วระบบจะหยุดคำนวณค่าเสื่อมราคาอัตโนมัติของทรัพย์สินรายการนั้นทันที หากต้องการให้ระบบรันค่าเสื่อมราคาย้อนหลังใหม่ให้ถูกต้อง (เช่น หลังแก้ไขข้อมูลทรัพย์สินภายหลัง) แนะนำให้ปลดล็อกงวดบัญชีตั้งแต่เดือนที่ขายจนถึงเดือนปัจจุบันไว้ ระบบจะรันค่าเสื่อมราคาให้อัตโนมัติในรอบประมวลผลกลางคืนถัดไป

ค่าเสื่อมราคาสะสมของทรัพย์สิน ระบบจะคำนวณให้อัตโนมัติทุกสิ้นเดือนเท่านั้น (ไม่ใช่ทันทีหลังบันทึกเอกสาร) ยกเว้นกรณีขายทรัพย์สินนั้นระหว่างเดือน ระบบจะคำนวณค่าเสื่อมถึงวันที่ขายให้ นอกจากนี้ ระบบจะคำนวณค่าเสื่อมใหม่ให้เฉพาะในเดือนที่มีการเพิ่มหรือแก้ไขข้อมูลทรัพย์สินรายการนั้นเท่านั้น ทรัพย์สินเดิมที่ไม่มีการแก้ไขในเดือนนั้นจะไม่ถูกคำนวณค่าเสื่อมใหม่ (ค่าเสื่อมที่เคยคำนวณไว้ยังคงมีผลตามปกติ เพียงแต่ช่อง "เวลาคำนวณค่าเสื่อม" จะไม่อัปเดตหากไม่มีการแก้ไขข้อมูล) ดังนั้นหากเพิ่งสร้างทรัพย์สินและใส่ราคาแล้ว ต้องรอถึงสิ้นเดือนจึงจะเห็นค่าเสื่อมสะสมและมูลค่าปัจจุบันลดลง

ทุกรายการในข้อมูลที่ใช้อัปโหลดเข้าระบบต้องคำนวณค่าเสื่อมราคาสะสมได้ผลลัพธ์ถูกต้องตามสูตร (ราคาทุน - ราคาซาก) คูณจำนวนวันที่ใช้งานจริงจนถึงวันตัดยอด หารด้วยจำนวนวันตลอดอายุการใช้งาน ระบบจึงจะยอมให้อัปโหลดข้อมูลได้ หากข้อมูลจากระบบเดิมคำนวณไม่ตรงตามสูตรนี้ ต้องปรับปรุงให้ถูกต้องก่อนอัปโหลด ส่วนต่างที่เกิดขึ้นจริงให้ปรับปรุงด้วยรายการ JV เพื่อให้ยอดยกมาตรงกับระบบเดิม

ระบบใช้วิธีเส้นตรง (Straight Line) โดยคำนวณตามจำนวนวันใช้งานจริงของทรัพย์สิน ขั้นตอนคำนวณคือ 1) นำมูลค่าทรัพย์สินหักด้วยมูลค่าซาก 2) คำนวณอายุการใช้งานทั้งหมดของทรัพย์สินเป็นจำนวนวัน 3) หาค่าเสื่อมต่อวัน = (มูลค่าทรัพย์สิน - มูลค่าซาก) ÷ จำนวนวันอายุการใช้งานทั้งหมด 4) คูณค่าเสื่อมต่อวันด้วยจำนวนวันที่ใช้งานจริงจนถึงวันที่ต้องการดูรายงาน

ระบบไม่สามารถลบรายการทรัพย์สินออกจากทะเบียนได้ เนื่องจากต้องคงประวัติทางบัญชีไว้ แนะนำให้เปลี่ยนสถานะทรัพย์สินรายการนั้นเป็น "Sold" แทนการลบ เพื่อป้องกันไม่ให้ทรัพย์สินถูกนำไปคำนวณค่าเสื่อมหรือแสดงผลในรายงานต่อไป

เข้าเมนู บัญชี > ทรัพย์สิน แล้วเลือก "รายงานบัญชี" และ "รายงานค่าเสื่อมราคา" หลังจากเรียกข้อมูลแล้วสามารถ save file เพื่อนำไปส่งต่อให้ผู้สอบบัญชีใช้งานได้ ทั้งนี้ปัจจุบันระบบยังไม่มีรายงานสำหรับตรวจสอบค่าติดตั้งทรัพย์สินโดยเฉพาะ

หากมีการอัปเดตหรือแก้ไขข้อมูลทรัพย์สิน ต้องปลดล็อกงวดบัญชีก่อนจึงจะคำนวณค่าเสื่อมใหม่ได้ เนื่องจากค่าเสื่อมที่คำนวณใหม่จะกระทบยอดบัญชีที่อาจกระทบงบการเงินที่ปิดไปแล้ว (การคำนวณอัตโนมัติตามรอบปกติของระบบไม่ต้องปลดล็อกงวดบัญชี)

ต้องแยกรายการขายทรัพย์สิน (ที่คิดค่าเสื่อมราคา) กับขายทรัพย์สิน (ที่ไม่คิดค่าเสื่อม) ออกเป็นคนละเอกสาร มิฉะนั้นการคำนวณกำไร/ขาดทุนจะไม่ถูกต้อง สำหรับทรัพย์สินที่ไม่คิดค่าเสื่อม ระบบจะแสดง “ราคาขาย = กำไร (ขาดทุน)” เนื่องจากไม่มีมูลค่าตามบัญชีให้หักออกจากราคาขาย และเนื่องจากทรัพย์สินประเภทนี้ถูกบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายไปแล้วตั้งแต่ซื้อ เมื่อขายจึงต้องบันทึกเป็นรายได้อื่นแทน โดยเปลี่ยนรหัสบัญชี GL จาก 46001 (กำไร/ขาดทุนจากการจำหน่ายทรัพย์สิน) เป็น 46003 (รายได้อื่น)

สามารถเพิ่มประเภทสินทรัพย์ใหม่ได้ด้วยตนเอง โดยกด "เพิ่มบรรทัด" ที่ด้านล่างของรายการประเภทสินทรัพย์ในหน้าตั้งค่า

เข้าเมนู รายงานบัญชี ตรวจสอบยอดคงเหลือในงบทดลองของทุกผังบัญชี ณ วันปิดงบให้ถูกต้อง กระทบยอดบัญชีธนาคารกับงบพิสูจน์ยอด (ในเมนูธนาคาร) ณ วันปิดงบ ตรวจสอบยอดลูกหนี้/เจ้าหนี้ให้ตรงกับรายงานยอดคงค้างในเมนูรายงานบัญชี ณ วันปิดงบ ตรวจสอบยอดทรัพย์สินถาวรให้ตรงกับรายงานค่าเสื่อมราคาในเมนูรายงานบัญชี เมื่อตรวจสอบครบทุกส่วนแล้ว จึงออกงบกำไรขาดทุนและงบแสดงฐานะการเงินจากเมนูรายงานบัญชี หากงบการเงินแสดงผังบัญชีไม่ครบถ้วน มักเกิดจากการตั้งค่าผังบัญชี Nested ไม่สมบูรณ์ตั้งแต่ตอนติดตั้งระบบ

การมีลูกหนี้ค้างรับ/เจ้าหนี้ค้างจ่ายหลังปิดงบสิ้นปีถือเป็นเรื่องปกติ เพราะยอดเหล่านี้คือ "ยอดยกไป" ของปีถัดไป เมื่อต้นปีได้รับเงินจากลูกหนี้จริงหรือจ่ายเงินให้เจ้าหนี้จริง ต้องบันทึกเป็นการ "ตัดยอดหนี้เดิม" เท่านั้น (เดบิตเงินสด/ธนาคาร เครดิตลูกหนี้การค้า) ห้ามรับรู้เป็นรายได้หรือค่าใช้จ่ายใหม่ มิฉะนั้นงบทดลองของปีใหม่จะเปลี่ยนแปลงผิดพลาด

การบันทึกดอกเบี้ยรับที่ถูกหักภาษี ณ ที่จ่าย ต้องบันทึกผ่านสมุดรายวันรับ (RJ) เนื่องจากเอกสารดอกเบี้ยและค่าธรรมเนียม (BC) ไม่มีส่วนสำหรับบันทึกภาษีหัก ณ ที่จ่าย โดยสร้างจากเมนูบัญชี > สมุดรายวัน > สร้าง เลือกประเภท RJ แล้วบันทึก 2 รายการ:

(1) เดบิตเงินฝากธนาคาร เครดิตดอกเบี้ยรับ

(2) เดบิตภาษีเงินได้ถูกหัก ณ ที่จ่าย เครดิตเงินฝากธนาคาร

สาเหตุคือรหัส GL/ผังบัญชีที่ใช้ในไฟล์อัปโหลดยังไม่มีอยู่ในเมนูผังบัญชีของระบบ หรือรหัสที่ใส่ไม่ตรงกับเลขผังบัญชีจริง ต้องเพิ่มผังบัญชีให้ครบก่อนอัปโหลด วิธีสร้างผังบัญชีใหม่ ให้ใช้ปุ่ม "Add next" เพื่อสร้างต่อจากเลขที่ก่อนหน้า

เข้าเมนูบัญชี > รายงานบัญชี > เลือกหัวข้อที่ต้องการ (งบทดลอง หรือ รายงานสมุดรายวัน) จากนั้นอัพเดทข้อมูล และบันทึกไฟล์เป็น Excel ได้

การล็อกงวดบัญชีเพื่อไม่ให้ตัวเลขเปลี่ยนแปลง ทำได้ที่เมนู Period Lock โดยคลิกเลือกเดือนที่ต้องการล็อกให้เป็นสีเหลือง แล้วกดบันทึก ส่วนการล็อกแบบภาษี (VAT/WHT) ให้เข้าเมนู VAT/WHT กด Edit เอกสารภาษีที่ต้องการ แล้วกด Submit แบบภาษีในหน้านั้น ซึ่งจะเป็นการล็อกไม่ให้แก้ไขแบบภาษีที่ยื่นแล้ว

การแก้ไขเอกสารย้อนหลังจะกระทบงบที่ปิดไปแล้วเสมอ ขั้นตอนที่แนะนำคือ 1) ดึงงบทดลอง ณ วันสิ้นปีเดิมเก็บไว้ก่อนแก้ไข 2) แก้ไขเอกสารเดิมให้ถูกต้อง 3) ดึงงบทดลอง ณ วันสิ้นปีเดิมอีกครั้งหลังแก้ไข 4) เปรียบเทียบยอดก่อนและหลัง หากพบยอดคงเหลือแตกต่างกัน ให้นำผลต่างไปปรับปรุงผ่านสมุดรายวันทั่วไป (JV) ณ วันสิ้นปี 5) เมื่อขึ้นต้นปีถัดไป ให้ทำรายการกลับ JV สิ้นปีนั้น

หากงวดบัญชีของเดือนที่เอกสารอยู่ถูกล็อกไว้ (ปิดงวด) การอัปโหลดเอกสารเข้าเดือนนั้นจะไม่สำเร็จ ต้องปลดล็อกงวดบัญชีของเดือนนั้นก่อน แล้วจึงอัปโหลดไฟล์อีกครั้ง

ควรตรวจสอบและแก้ไขให้ตรงกันก่อนยื่นภาษี

ระบบ Nested เรียงรายการตามข้อกำหนดของกรมสรรพากร (มาตรา 8 วรรค 2 บรรทัด 3) ซึ่งระบุให้ “ลงรายการเรียงตามลำดับใบกำกับภาษีที่ได้รับ โดยไม่คำนึงว่าใบกำกับภาษีนั้นจะลงวันเดือนปีใด” กล่าวคือเรียงตามลำดับที่ได้รับใบกำกับภาษี ไม่ใช่ตามวันที่ในเอกสาร ระบบจึงเรียงลำดับถูกต้องตามข้อกำหนดของกรมสรรพากรแล้ว

สามารถกรอกจำนวนเงินเศษสตางค์ (ส่วนขาดหรือส่วนเกิน) ที่กรมสรรพากรกำหนดให้เป็นส่วนลดได้ในช่อง “ส่วนลด” โดยยอดภาษีที่ต้องชำระจะปรับตามจำนวนส่วนลดที่กรอกโดยอัตโนมัติ

เปิดหน้าพิมพ์ตัวอย่าง (Print Preview) กด Ctrl+A เลือกทั้งหมดแล้ว Ctrl+C คัดลอก จากนั้นวางลง Excel ด้วย Ctrl+V ให้ไปที่คอลัมน์ G (คอลัมน์ Tax ID) เปลี่ยนรูปแบบเซลล์จาก Number เป็น Text แล้ววางข้อมูล (Ctrl+V) อีกครั้ง ข้อมูล Tax ID จะแสดงครบถ้วนถูกต้อง

(ก) หากเศษทศนิยมตำแหน่งที่สามน้อยกว่า 5 ให้ปัดเศษนั้นทิ้ง เช่น 7/107×100 = 6.542 บาท ปัดเหลือ 6.54 บาท (ข) หากเศษทศนิยมตำแหน่งที่สามตั้งแต่ 5 ขึ้นไป ให้ปัดเศษขึ้น เช่น 7/107×180 = 11.775 บาท ปัดเป็น 11.78 บาท กรณีใบกำกับภาษีซื้อคำนวณผิด: หากยอด VAT ในใบกำกับมากกว่ายอดที่คำนวณได้ ให้ใช้ยอดที่คำนวณได้ หากยอด VAT ในใบกำกับน้อยกว่ายอดที่คำนวณได้ ให้ยอมรับตามที่ผู้ขายคำนวณผิดมา แต่หากผิดพลาดเกินกว่าระดับทศนิยม (คำนวณผิดพื้นฐาน) จะไม่สามารถใช้ใบกำกับภาษีฉบับนั้นได้

ปัญหานี้เกิดเฉพาะเมื่อพิมพ์ผ่านเบราว์เซอร์ Chrome หรือ Microsoft Edge วิธีแก้ไข: กดพิมพ์ ภ.พ.30 แล้วเลือกดาวน์โหลดไฟล์แทนการพิมพ์ตรง จากนั้นเปิดไฟล์ที่ดาวน์โหลดด้วยโปรแกรม Adobe PDF หรือ Foxit PDF ข้อมูลชื่อที่อยู่จะแสดงครบถ้วน

ระบบตรวจจับข้อมูลภาษีโดยอัตโนมัติ เมื่อระยะห่างระหว่างวันที่ใบกำกับภาษีกับเดือนที่ยื่นภาษีเกิน 6 เดือน ระบบจะเปลี่ยนรหัสบัญชี (GL) จาก “ภาษีซื้อไม่ถึงกำหนด” เป็น “ภาษีซื้อไม่ขอคืน” ซึ่งจัดเป็นค่าใช้จ่ายต้องห้าม (ไม่สามารถใช้สิทธิ์ภาษีซื้อได้อีก) โดยระบบดำเนินการให้อัตโนมัติไม่ต้องแก้ไขเอง

มักเกิดจากยังกรอกรายละเอียดการชำระเงินไม่ครบ วิธีแก้ไข: เข้าไปที่ส่วนบันทึกบัญชี (บันทึกบัญชี) ของรายการภาษีนั้น กรอกรายละเอียดในส่วน “ชำระเงิน” ให้ครบถ้วน แล้วจึงกดยื่นภาษีอีกครั้ง

ระบบบันทึกภาษีตามวันที่เอกสารโดยอัตโนมัติ เมื่อปิดบัญชีภาษีซื้อ-ขายแล้ว รายการภาษีจะไหลกลับเข้าสู่รายงานตามงวดที่เกี่ยวข้อง กรณีสินค้า: กรอกเลขที่ใบกำกับภาษีในเอกสารรับสินค้า/ตั้งหนี้ (GR/AP) โดยตรงเพื่อป้องกันใบกำกับภาษีตกหล่น กรณีบริการ: บันทึกใบกำกับภาษีในเอกสารจ่ายชำระเงิน (PV) เพื่อกลับรายการ “ภาษีซื้อค้างจ่าย” ให้ถูกต้องตามหลักบัญชี หากบัญชีภาษีถูกปิดไปแล้วเมื่อระบบต้องกลับรายการภาษี ให้ใช้ “รายการปรับปรุงทางบัญชี” (adjusting journal entry) แทน โดยผู้ใช้สามารถปรับปรุงยอดยกมาต้นปีได้ในช่วงสิ้นปี

ผลต่างเล็กน้อยของยอด VAT เกิดจากวิธีคำนวณที่ต่างจุดกันในระบบ กรณีแรกคือ VAT ในรายการสินค้าแต่ละบรรทัดคำนวณแบบแยกทีละรายการ ในขณะที่ VAT ในหัวข้อสรุปยอดของเอกสารคำนวณจากยอดรวมของทุกรายการก่อนแล้วจึงคิดภาษี กรณีที่สองคือการติ๊กเลือก "Price incl. VAT" (ราคารวม VAT) จะให้ผลการคำนวณ VAT ต่างจากการใส่ยอดก่อน VAT แล้วให้ระบบคำนวณให้ ทั้งสองกรณีถือเป็นพฤติกรรมปกติจากการปัดเศษ ไม่ใช่ข้อผิดพลาดของระบบ และตามแนวทางกรมสรรพากร เศษสตางค์ที่ไม่เกิน 1 บาทต่อการยื่นภาษีในแต่ละเดือนไม่ถือเป็นประเด็น หากต้องการลดผลต่าง แนะนำไม่ติ๊ก "ราคารวม VAT" แต่ใส่ยอดก่อน VAT แล้วปล่อยให้ระบบคำนวณ VAT ให้แทน

รายงานภาษีซื้อจะจัดเรียงเอกสารตามประเภทเอกสารก่อนตามลำดับ ACN, AP, CV, PA, PV แล้วจึงเรียงตามวันที่ภายในแต่ละประเภท และจะแสดงข้อมูลตาม Tax Invoice Date (วันที่ใบกำกับภาษี) ซึ่งอาจเป็นคนละวันที่กับวันที่เอกสารที่ใช้ในงบทดลอง (Trial Balance) ทำให้ยอดหรือวันที่ระหว่างสองรายงานอาจไม่ตรงกัน แม้ระบบบันทึกข้อมูลถูกต้องแล้วก็ตาม นอกจากนี้หน้ารายงานภาษีซื้อขายถูกออกแบบมาให้พิมพ์ในแนวนอนเท่านั้น เพื่อรองรับจำนวนคอลัมน์ภาษีที่มีหลายคอลัมน์ ไม่สามารถปรับเป็นแนวตั้งได้

ระบบออกแบบตามหลักเกณฑ์กรมสรรพากรที่กำหนดให้ใบกำกับภาษีทุกใบต้องแสดงครบถ้วนในรายงานภาษีขาย เอกสารในเมนูขายแท็บใบแจ้งหนี้ (IV, IS, DN, CN) และแท็บรับเงิน (AI, ABB, RV, RS, RC) ทุกฉบับจะวิ่งเข้ารายงานภาษีขายเสมอ รวมถึงกรณีออก IS/RS เพื่อเรียกเก็บดอกเบี้ย ระบบไม่มีฟังก์ชันให้เลือกไม่แสดงเอกสารใบใดใบหนึ่งในรายงาน หากต้องการตัดรายการที่ไม่ต้องการออก ต้อง Export รายงานเป็น Excel แล้วตัดรายการนั้นออกเอง

เอกสารบางใบอาจถูกจัดไปแสดงในส่วน "ยื่นภาษีเพิ่มเติม" ของเดือนนั้นแทนที่จะเป็นการยื่นปกติ หากไม่ได้ตั้งใจ สามารถแก้ไขได้โดยคลิกขวาที่เลขที่เอกสารในหน้ารายงานภาษี แล้วเลือก "Move to Ordinary" (หรือ "ย้ายกลับไปเดือนปกติ") เพื่อย้ายเอกสารกลับเข้ารวมกับการยื่นภาษีปกติของเดือนนั้น

กรณีเลขที่เอกสารดูเหมือนกระโดดข้ามไป ส่วนใหญ่เกิดจากมีการแยกสาขา โดยแต่ละสาขามีชุดเลขที่เอกสารของตัวเอง ให้ตรวจสอบสาขาของแต่ละเอกสารประกอบการดูรายงาน จะพบว่าเลขที่ยังเรียงถูกต้องภายในแต่ละสาขา

หากเอกสารมีสถานะ "ยกเลิกแล้ว" ระบบจะไม่อนุญาตให้กรอกหรือบันทึกข้อมูลใดๆ ในเอกสารนั้นอีก เป็นการทำงานปกติของระบบเพื่อป้องกันการแก้ไขเอกสารที่ถูกยกเลิกไปแล้ว

เปลี่ยนวันที่ Statement ในส่วนการชำระเงินให้ตรงกับวันที่เช็คจริง วันที่เช็ค วันที่ชำระเงิน และวันที่หัก ณ ที่จ่ายจะตรงกันทั้งหมด หรือ (2) ปรับผ่านงบพิสูจน์ยอดธนาคารโดยไม่กระทบวันที่หัก ณ ที่จ่าย — เข้าเมนู การเงิน > ธนาคาร > แท็บธนาคาร ติ๊กเลือกเอกสารในงบพิสูจน์ยอด เลือก อัปเดตวันที่ชำระเงิน ระบุวันที่ Statement ใหม่ กด บันทึก แล้วรีเฟรชระบบหนึ่งครั้ง

เข้าเมนู บัญชี > ภาษี ซึ่งมีสองเมนูย่อยคือ ภาษีมูลค่าเพิ่ม และ ภาษีหัก ณ ที่จ่าย กดปุ่มดำเนินการ “...” เลือก แก้ไข จากนั้นกดปุ่มดำเนินการอีกครั้งแล้วเลือก ยื่น กลับไปหน้าหลักเพื่อตรวจสอบว่าสถานะเปลี่ยนเป็น “ยื่นภาษีแล้ว”

ให้รีเซ็ตรายการหัก ณ ที่จ่ายในเอกสารตามขั้นตอนต่อไปนี้ 1) เปิดแก้ไขเอกสาร 2) ติ๊กรายการ WHT รายการสุดท้ายออก 3) ติ๊กเลือกรายการ WHT เดิมกลับเข้าไปใหม่ (หรือลบยอด WHT ออกแล้วใส่ยอดเดิมกลับ) ระบบจะคำนวณและรีเฟรชยอดใหม่ให้ถูกต้อง

ระบบไม่อนุญาตให้ตั้งวันที่หัก ณ ที่จ่ายย้อนหลังก่อนวันที่สร้างเอกสาร และรายงานภาษีหัก ณ ที่จ่ายจะแสดงเอกสารตามเดือนที่ตรงกับค่า "WHT date" ที่ตั้งไว้ในเอกสาร PV เท่านั้น หากพบว่ารายการปรากฏในเดือนที่ไม่ถูกต้อง สามารถแก้ไขวันที่ WHT date ในเอกสาร PV ได้โดยตรงเพื่อให้ไปแสดงในรายงานของเดือนที่ต้องการ

หากยังไม่ได้ยื่นภาษีของเดือนนั้น ทำตามขั้นตอน 1) เปลี่ยนวันที่หัก ณ ที่จ่ายในเอกสารเป็นเดือนอื่นก่อน 2) กดยื่นภาษีของเดือนปกตินั้นให้เรียบร้อย 3) แก้ไขวันที่หัก ณ ที่จ่ายกลับมาเป็นเดือนเดิม ข้อมูลจะวิ่งเข้าเป็นการยื่นเพิ่มเติมโดยอัตโนมัติ หากเอกสารถูกยื่นภาษีไปแล้วและระบบไม่ให้แก้ไขวันที่ ต้องถอยการยื่นภาษีของเดือนนั้นก่อน แล้วจึงทำตามขั้นตอนเดียวกัน

เป็นความแตกต่างโดยตั้งใจระหว่างสองฝั่ง ฝั่งซื้อ (เมื่อบริษัทเป็นผู้หักคู่ค้า) ระบบจะรันเลขที่ WHT ตามลำดับให้อัตโนมัติ ส่วนฝั่งขาย (เช่น เอกสาร RC ที่ลูกค้าเป็นผู้หักภาษี ณ ที่จ่ายจากบริษัท) ระบบจะไม่รันเลขที่ให้ เนื่องจากเลขที่หักต้องได้รับมาจากลูกค้า (ผู้หัก) เอง ผู้ใช้ต้องกรอกเลขที่ดังกล่าวเองตามที่ลูกค้าแจ้ง

หากต้องการนำไฟล์ไปยื่นผ่านโปรแกรม RD Prep ของกรมสรรพากร ในเมนู WHT ข้างปุ่มบันทึกจะมีปุ่ม "พิมพ์แบบออนไลน์" ให้กด ระบบจะดาวน์โหลดไฟล์ text file ซึ่งนำไปใช้ยื่นผ่าน RD Prep ได้โดยตรง อย่างไรก็ตาม ระบบยังไม่มีฟังก์ชันสำหรับพิมพ์ "สำเนา" ของเอกสารภาษีหัก ณ ที่จ่าย ต่างจากเอกสารประเภทอื่น (เช่น IS/RS) ที่มีตัวเลือกต้นฉบับ/สำเนาให้เลือก

Nested รองรับแบบยื่นภาษีหัก ณ ที่จ่ายทั้งหมด 5 แบบ ได้แก่ ภ.ง.ด. 1, 2, 3, 53 และ 54 โดย ภ.ง.ด.53 ใช้สำหรับกรณีคู่ค้าเป็นนิติบุคคลเท่านั้น หากคู่ค้าถูกตั้งค่าเป็นบุคคลธรรมดาในระบบ จะไม่สามารถติ๊กเลือกยื่น ภ.ง.ด.53 ได้ (กรณีบุคคลธรรมดาโดยทั่วไปจะใช้ ภ.ง.ด.3 แทน) หากต้องการยื่นแบบ ภ.ง.ด.53 ต้องเปลี่ยนคำนำหน้า/ประเภทคู่ค้าให้เป็นนิติบุคคลก่อน

แนะนำให้สร้างใบตั้งหนี้ (AP) แล้วสร้างใบสำคัญจ่าย (PV) ต่อ โดยบันทึกการชำระโดยเลือกบัญชีที่เกี่ยวข้องกับ "ภาษีค้างจ่าย" แล้วตัดกับบัญชี "ธนาคาร/เงินสด"

ในตัวเลือกการค้นหา หากไม่ต้องการให้แสดงรายละเอียดด้านล่างยอดสรุป ให้เว้นว่างไม่ติ๊กช่อง “แสดงรายละเอียด” ระบบจะแสดงเฉพาะยอดสรุปของงบทดลอง หากต้องการให้แสดงรายละเอียดครบถ้วน ให้ติ๊กช่อง “แสดงรายละเอียด” ระบบจะแสดงข้อมูลรายละเอียดทั้งหมดด้านล่างยอดสรุป

ก่อนปิดงบการเงิน ให้ตรวจสอบตามลำดับนี้:

(1) เข้าเมนู รายงานบัญชี ตรวจสอบยอดงบทดลอง ณ วันที่ปิดงวดของทุกผังบัญชีให้ถูกต้อง

(2) กระทบยอดบัญชีธนาคารกับ รายงานงบพิสูจน์ยอดเงินฝาก ในเมนูการเงิน

(3) ตรวจสอบยอดลูกหนี้/เจ้าหนี้คงค้างและรายงานอายุหนี้ในเมนูรายงานบัญชี

(4) ตรวจสอบยอดบัญชีทรัพย์สินกับรายงานค่าเสื่อมราคาในเมนูรายงานบัญชี

(5) เมื่อตรวจสอบทุกบัญชีถูกต้องแล้ว ไปที่เมนูรายงานบัญชี เรียกงบกำไรขาดทุน และงบแสดงฐานะการเงิน หากงบการเงินแสดงผังบัญชีไม่ครบถ้วน มักเกิดจากการตั้งค่าผังบัญชีตอนเริ่มใช้งานไม่ครบ

รายงานทั้งสองใช้วันที่อ้างอิงต่างกัน งบทดลองแสดงข้อมูลตาม "วันที่เอกสาร" ในขณะที่รายงานภาษีซื้อแสดงข้อมูลตาม "Tax Invoice Date" หากสองวันที่นี้อยู่คนละเดือน ยอดที่ปรากฏในสองรายงานจึงไม่ตรงกัน ซึ่งเป็นการทำงานปกติของระบบ ไม่ใช่ข้อผิดพลาด

เป็นการทำงานปกติของระบบ ระบบจะกลับบัญชี (reverse) รายการรายได้ค้างรับให้อัตโนมัติ ณ วันที่ Statement Date ที่เลือกไว้ในเอกสาร ทำให้ในรายงานงบทดลองอาจเห็นยอดเข้า-กลับที่ดูเหมือนซ้ำกันสองวันที่ แต่ระบบแสดงข้อมูลถูกต้องตามหลักการกลับบัญชีของงบพิสูจน์ยอด

เข้าที่เมนู "บัญชี" แล้วเลือก "ประกันผลงาน" เพื่อดูรายงาน/รายการเงินประกันผลงาน หากไม่พบเมนูนี้ให้แจ้งซัพพอร์ตเพื่อตรวจสอบสิทธิ์การเข้าถึง สำหรับการแยกยอดตามแปลง/โครงการ ระบบมีการปรับตารางเงินประกันผลงานให้อ้างอิงตาม Cost Center (CC) ซึ่งให้ผลถูกต้องกว่าการดึงจากรายการรายละเอียดโดยตรง สามารถใช้ Cost Center เพื่อแยกข้อมูลตามแปลง/โครงการที่ต้องการได้

สาเหตุมักเกิดจากมีเอกสารสมุดรายวัน (JV) ที่ไปปรับปรุงยอดในผังบัญชีลูกหนี้การค้า/เจ้าหนี้การค้าโดยตรง หรือมีเอกสารประเภทอื่น (เช่น AP/CV) ที่บันทึก GL เป็นลูกหนี้การค้า/เจ้าหนี้การค้า ซึ่งเป็นข้อจำกัดของระบบคือรายงานยอดคงค้างจะไม่ถูกตัดยอดกับเอกสารปรับปรุงเหล่านี้ ทำให้ยอดในรายงานยอดคงค้างกับงบทดลองไม่ตรงกัน วิธีแก้คือให้ล้างยอดออกจากรายงานคงค้างโดยการทำ CN ลดหนี้ หรือรับชำระเงิน ยอดจะถูกตัดออกจากรายงานยอดคงค้างเอง

ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้ 1) ปรับ Scope ช่วงเวลาในรายงานให้แคบที่สุดจนเหลือวันที่เดียวที่เห็นผลต่าง 2) ให้ระบบแสดงรายละเอียดของรายงานแล้ว Export/บันทึกรายงาน 3) นำเลขที่เอกสารที่ปรากฏซ้ำในรายงานออกก่อน 4) ใช้สูตร =SUMIF รวมยอด Debit และ Credit แยกกัน 5) นำยอด Debit กับ Credit มาลบกันจะได้ผลต่าง 6) เจาะดูในแต่ละเอกสารที่เกี่ยวข้อง จะเห็นยอดผลต่างที่ตรงกับที่พบ ส่วนใหญ่สาเหตุเกิดจากผู้ใช้ปรับแก้ไข GL (ส่วนขาด/ส่วนเกิน) ในเอกสารด้วยตนเองจนเดบิต-เครดิตไม่เท่ากัน จึงควรระมัดระวังในการปรับแก้ไข GL เอง

หากไม่ต้องการให้เอกสาร IV แสดงในรายงานยอดคงค้างอีกต่อไป ต้องดึงไปตัดลดหนี้ (CN) หรือยกเลิกเอกสารเท่านั้น ผลกระทบต่องบขึ้นอยู่กับวันที่สร้างเอกสารเทียบกับ "วันที่เริ่มต้นบันทึกบัญชี" (transition date) ของบริษัทในระบบ: เอกสาร IV ที่สร้างขึ้น "ก่อน" วันที่เริ่มบันทึกบัญชี จะไม่แสดงในรายงานงบทดลองอยู่แล้ว จึงไม่กระทบงบ สามารถยกเลิกเอกสารได้โดยตรง ส่วนเอกสาร IV ที่สร้างขึ้น "ในหรือหลัง" วันที่เริ่มบันทึกบัญชี จะแสดงในรายงานงบทดลองและกระทบกับงบ แนะนำให้ Adjust ปรับปรุงยอด หรือทำเอกสารใบลดหนี้ (CN) แทนการยกเลิกตรง ๆ

หน้ารายงานบัญชีบางหน้ายังไม่มีช่องค้นหาชื่อคู่ค้าให้กรองโดยตรง วิธีแก้ไขเบื้องต้นคือ Export ข้อมูลรายงานทั้งหมดออกมาเป็นไฟล์ แล้วกรองเฉพาะรายการของคู่ค้าที่ต้องการเอง สำหรับการดูเฉพาะเอกสารที่ยังค้างชำระ สามารถใช้ตัวเลือก filter "Outstanding = Yes" ได้ในทุกแท็บของทั้งฝั่งซื้อและฝั่งขาย ร่วมกับการกรองตามชื่อลูกค้า/คู่ค้าได้

กรณีสร้างใบสั่งขาย (SO) สามารถกรอก “เอกสารปัจจุบัน” (Current doc no.) ในช่อง CC ได้โดยไม่ต้องสร้าง Cost Center แยกไว้ล่วงหน้า ระบบจะสร้าง Cost Center ให้อัตโนมัติตามเลขที่เอกสาร SO นั้น และหากลูกค้าต้องการควบคุมงบประมาณของใบสั่งขาย สามารถกำหนด Cost Center ที่ต้องการลงในช่อง CC ได้โดยตรงเพื่อใช้ตรวจสอบงบประมาณ

สร้าง Cost Center ใหม่ได้ที่เมนู บัญชี > งบประมาณ > Cost Center แล้วกดสร้างได้เลย ปัจจุบันไม่สามารถอัปโหลด (bulk upload) Cost Center ผ่านไฟล์ Excel ได้ ต้องคีย์สร้างในระบบเองทีละรายการ นอกจากนี้ระบบออกแบบโครงสร้าง Cost Center ให้สัมพันธ์กับโครงการแบบ 1:1 เท่านั้น ยังไม่รองรับการผูก 1 Cost Center กับหลายโครงการ หากต้องการใช้งานหลายโครงการ แนะนำให้แยกสร้าง Cost Center ใหม่ตามแต่ละโครงการแทน