การเงิน

1) สร้างคู่ค้า (Vendor) ชื่อ “พนักงาน (เงินเดือน)” 2) บันทึกรายการบัญชีเงินเดือนผ่านเอกสาร AP ที่เมนู จัดซื้อ > แท็บ 3. ใบแจ้งหนี้ > สร้าง AP Invoice Addition 3) สำหรับบัญชีเงินเดือน/เงินได้ที่ต้องหักภาษี ให้ติ๊กเปิดใช้งาน WHT 4) สำหรับบัญชีหักเงินประกันสังคม ให้กรอกจำนวนเงินเป็นค่าติดลบ 5) เลือกประเภท WHT เป็นเงินเดือน แล้วกรอกจำนวนภาษีหัก ณ ที่จ่ายโดยตรง 6) กรอกรายการค่าใช้จ่ายเงินเดือนให้ครบ แล้วกด บันทึก และอนุมัติเอกสาร AP 7) ดึงเอกสาร AP มาสร้างใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher, PV) 8) ในส่วนการชำระเงิน เลือกบัญชีธนาคารที่จะใช้จ่ายเงินเดือน 9) ตรวจสอบความถูกต้องแล้วกด บันทึก

อัตราแลกเปลี่ยน (Exchange Rate) Nested พัฒนาฟังก์ชันอัตราแลกเปลี่ยนเพื่อช่วยจัดการความเสี่ยงจากอัตราแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศในเอกสารซื้อ-ขาย โดยเมื่อสร้างเอกสารสามารถเลือก “แสดงอัตราแลกเปลี่ยน” และเลือกสกุลเงินที่ต้องการได้ ระบบจะดึงอัตราแลกเปลี่ยนอัตโนมัติจากธนาคารแห่งประเทศไทย โดยใช้อัตราของวันทำการก่อนหน้า (กรณีวันเสาร์-อาทิตย์หรือวันหยุดธนาคารจะใช้อัตราของวันศุกร์ก่อนหน้า) ต้องตั้งค่าสกุลเงินที่ใช้งานได้ที่ ตั้งค่า > บริษัท > ตั้งค่าบัญชี > สกุลเงินที่ใช้งานได้ (เลือกได้หลายรายการ) และในกรณีส่งออกสินค้าระหว่างประเทศ สามารถแก้ไขยอด “Tax Value” ให้ตรงกับมูลค่า FOB ตามเอกสารศุลกากร เพื่อความถูกต้องในการยื่นภาษี (แบบ ภ.พ.30)

กรณีเปิดใบเสร็จไม่ได้มักเกิดจากวันที่สร้างเอกสารไม่สามารถเป็นวันที่ก่อนวันที่รับเงิน (statement) ได้ วิธีแก้คือเปลี่ยนวันที่เอกสารให้เป็นวันเดียวกับวันที่ statement แล้วบันทึก ส่วนกรณีที่วันที่สร้างเอกสารกับวันที่เปิดเอกสารไม่ตรงกัน (ไม่ใช่กรณีก่อนวันที่รับเงิน) จะไม่มีผลต่อการบันทึกเอกสาร สามารถอ้างอิงตามวันที่ statement ได้ตามปกติ

ทำได้ 2 วิธี วิธีที่แนะนำคือสร้างเอกสารรับ/จ่ายเงินแยกหลายใบตามช่องทาง โดยระบบจะยังคงแสดงยอดค้างชำระคงเหลือให้สามารถดึงไปสร้างเอกสารต่อได้เรื่อย ๆ จนครบยอด อีกวิธีคือเพิ่มบรรทัดช่องทางการชำระเงินหลายบรรทัดในเอกสารเดียวกันได้เช่นกัน

มี 3 ขั้นตอน: 1) บันทึกรายการที่สมุดรายวันทั่วไป (JV) ตั้งเงินปันผล โดย Dr. บัญชีกำไรสะสม-จ่ายเงินปันผล / Cr. บัญชีเงินปันผลค้างจ่าย (หากยังไม่มีผังบัญชี "เงินปันผลค้างจ่าย" ให้เพิ่มผังบัญชีก่อน) 2) สร้างรายการตั้งหนี้ที่เอกสาร AP โดยเลือกบัญชีเงินปันผลค้างจ่าย เพื่อเชื่อมโยงกับ JV ที่บันทึกไว้ 3) สร้างรายการจ่ายเงินที่เอกสาร PV โดยในส่วน WHT เลือกประเภทหัก ณ ที่จ่าย 4.2.2 เงินปันผลหรือเงินส่วนแบ่งกำไรที่ได้รับยกเว้น และเลือกประเภท ภ.ง.ด. ให้ถูกต้องตามผู้รับเงิน (บุคคลธรรมดาเลือก ภ.ง.ด.2, นิติบุคคล/บริษัทเลือก ภ.ง.ด.53)

ไม่ควรใช้เอกสารรับคืนเงิน (CV) เพราะรายงานยอดคงค้าง (GL ลูกหนี้การค้า) จะดึงข้อมูลจากเอกสารขายเท่านั้น หากทำคืนเงินด้วย CV ข้อมูลจะไม่แสดงในรายงานยอดคงค้าง (จะแสดงเฉพาะในงบทดลอง) ทำให้ยอดสองรายงานไม่ตรงกัน แนะนำให้ยกเลิกเอกสาร CV แล้วออกใบลดหนี้ (CN) โดยเลือกวิธีคืนเงินเป็น "Cashback" แทน

กรณีไม่มี VAT ไม่แนะนำให้ใช้เอกสาร RS (ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี) เพราะจะไปวิ่งเข้ารายงานภาษีขายโดยไม่จำเป็น แนะนำให้ใช้เอกสาร RJ (สมุดรายวันรับ) แทน แล้วออกใบเสร็จนอกระบบ แนวทางนี้เหมาะสำหรับกรณีที่ไม่มีความจำเป็นต้องออกใบกำกับภาษีจริง ๆ เท่านั้น

ปัจจุบันระบบยังไม่มีฟังก์ชันวิเคราะห์งบการเงินในตัวระบบ (ไม่มี AI วิเคราะห์เฉพาะของ Nested) สามารถทำได้เพียง Export ข้อมูลออกไปวิเคราะห์ต่อในโปรแกรมภายนอก เช่น Excel เท่านั้น

ให้บันทึกที่เมนู "ธนาคาร" แท็บ "ค่าธรรมเนียม" (เอกสาร BC) ซึ่งรองรับการใส่ยอด VAT และหัก ณ ที่จ่าย (WHT) ในเอกสารนี้ได้ วิธีนี้ยังใช้บันทึกค่าธรรมเนียมธนาคารกรณีชำระเงินผ่านหลายธนาคาร (เช่น เอกสารชำระเงินล่วงหน้า PA ที่จ่ายผ่านหลายธนาคาร) แทนการพยายามใส่ค่าธรรมเนียมแยกในเอกสารต้นทางโดยตรง

1) สร้างผังบัญชี (GL) ของธนาคารนั้นก่อน 2) ไปที่เมนูธนาคารเพื่อสร้างรายการธนาคารโดยอ้างอิง GL ที่สร้างไว้ (ทำได้โดยฝ่ายการเงินหรือผู้มีสิทธิ์) 3) แนะนำแก้ไข "รหัสย่อ" ของบัญชีธนาคารให้แสดงเลขท้ายบัญชี เพื่อให้เลือกง่ายขึ้นตอนออกเอกสาร (รหัสย่อจะปรากฏตอนเลือกธนาคารในเอกสาร) หากต้องการใส่ยอดยกมาของธนาคารสำหรับบริษัทที่เพิ่งเริ่มใช้งาน ให้สร้างรายการที่หน้ายอดยกมา โดยนำ GL ของธนาคารนั้นมาใส่พร้อมยอดเดบิต/เครดิตที่ถูกต้องตามยอด ณ วันที่ตั้งต้น

เข้าเมนู งบพิสูจน์ยอดเงินฝาก (Bank Reconcile) หารายการเอกสารที่ต้องการแก้ไข ติ๊กเลือกช่อง Checkbox หน้ารายการ แล้วเลือกฟังก์ชัน “แก้ไขวันที่ชำระเงิน” (Update payment date) จากนั้นแก้ไขวันที่ Statement ตามต้องการ แล้วกด บันทึก

ในช่อง Search จะมีลูกศรให้กด เพื่อเลือกช่วงเวลาที่ต้องการดูข้อมูลก่อน และมีปุ่ม "อัพเดทข้อมูลล่าสุด" อยู่ข้างช่อง search ให้กดในกรณีที่มีการอัปเดต statement ในเอกสารเพิ่มเติมภายหลัง

ให้กรอกยอดเช็คในเอกสารแรกเป็นยอดรวมเช็คทั้งหมด (ยอดรวมของทุกเอกสารที่ใช้เช็คเลขเดียวกัน) ระบบจะรวมผลรวมเช็คให้ถูกต้องโดยอัตโนมัติ

บันทึกผ่านเมนูขาย แท็บ "รับเงิน" (เอกสาร RC) โดยต้องเพิ่มข้อมูลเลขที่เช็คในเมนูธนาคารก่อน จากนั้นจึงนำเลขที่เช็คนั้นไปเพิ่มในเอกสาร RC ได้

ให้ตรวจสอบสถานะเช็คที่เมนูการเงิน > ธนาคาร > แท็บ "เช็ค" หากเช็คมีสถานะ "เช็คผ่าน" ต้องเปลี่ยนกลับเป็น "เช็คในมือ" ก่อนจึงจะนำไปใช้ในเอกสารใหม่ได้ และหากเช็คมีสถานะ "ยกเลิก" สามารถกดใช้งานเช็คใหม่แล้วนำไปใช้งานต่อได้ทันที

ในเอกสารแรกที่ใช้เช็คใบนั้น ให้ใส่ยอดเต็มของเช็คไปก่อน ระบบจะตัดยอดกับเอกสารแรกแล้วเหลือยอดคงเหลือไว้ให้ใช้ในเอกสารถัดไปโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้สถานะของเช็คต้องเป็น "On hand" เท่านั้นจึงจะนำมาใช้งานในเอกสารรับเงิน (RS) ได้ หากสถานะเป็น "Passed" แล้วต้องเปลี่ยนกลับเป็น On hand ก่อนจึงจะใช้งานต่อได้

ไม่ได้ ระบบรองรับเฉพาะการรันเลขที่เช็ค (บันทึกเลขที่เช็คที่ใช้จ่าย) ในระบบเท่านั้น ไม่สามารถเขียนเช็คแล้วสั่งพิมพ์เช็คออกจากระบบได้

ไปที่เมนู "การเงิน" แล้วเลือก "สร้างวงเงินสด" เอกสารวงเงิน (CA) ที่สร้างขึ้นสามารถนำไปใช้เคลียร์เอกสารเบิกจ่าย (CV) ต่อได้ทันที ส่วนกระบวนการขออนุมัติวงเงินจากผู้บริหารภายในบริษัทเป็นกระบวนการภายในที่ต้องจัดการนอกระบบเอง

วงเงินสด (CA) จะถูกตัดยอดออกก็ต่อเมื่อเอกสารเบิก (CV) ที่อ้างอิงถูก "อนุมัติ" แล้วเท่านั้น หากยังไม่อนุมัติ ถือว่ายังไม่ได้ใช้วงเงิน หน้าปิดวงเงิน (CAC) จะแสดงยอดที่ถูกต้องหลังจาก CV ได้รับการอนุมัติแล้วเท่านั้น

แนะนำให้ใช้เมนู "วงเงินสด" แทนการตั้งหนี้ผ่าน AP เนื่องจาก AP ไม่รองรับการออกใบหัก ณ ที่จ่าย ขั้นตอนคือ

1. สร้าง CA บันทึกวงเงินทดรองจ่าย

2. สร้าง CV บันทึกค่าใช้จ่ายนำเข้า พร้อมบันทึกภาษีหัก ณ ที่จ่าย (การหัก ณ ที่จ่ายจะเกิดขึ้นที่เอกสาร CV)

3. สร้าง CAC ปิดวงเงินทดรองจ่ายเมื่อการนำเข้าเสร็จสิ้น หากยอดเกินวงเงินเดิม สามารถเติมวงเงินเพิ่มได้ ในหัวข้อ WHT ของเอกสาร CV ต้องเลือกประเภท ภงด. ให้ถูกต้อง คือนิติบุคคลใช้ ภงด.53 และบุคคลธรรมดาใช้ ภงด.3

ระบบไม่อนุญาตให้เอกสารเบิก (CV) มียอดเกินวงเงินสดคงเหลือที่ตั้งไว้ หากยอดที่ต้องการเบิกเกินวงเงิน ต้องแยกเป็นหลายเอกสาร CV แทน สำหรับการ "เติมวงเงิน" จะทำได้เฉพาะกรณีที่วงเงินถูกใช้ไปบางส่วนแล้วเท่านั้น หากวงเงินยังเต็มวงอยู่ ระบบจะไม่ให้เติมวงเงินซ้ำ และปุ่มเติมเงินจะปรากฏขึ้นก็ต่อเมื่อวงเงินนั้นถูกใช้จนเคลียร์ยอดหมดแล้วเท่านั้น

เอกสาร CAC จะอยู่ภายใต้เอกสาร CA ดังนั้นให้ค้นหาด้วยเลขที่เอกสาร CA แทน เช่น หากมีเลข CAC6410110001 ให้ค้นหา CA6410110001 แทน จากนั้นไปที่เมนูวงเงินสด กดปุ่มดำเนินการ "..." เลือก "รายการใช้วงเงิน" แล้วเลือกแท็บ "ปิดวงเงิน"

ไม่สามารถแก้ไขได้โดยตรงในทั้งสองกรณี ช่อง "ยอดเงิน" ของรายการเติมเงินวงเงินสดจะแสดงตามรายการที่ถูกใช้ไปแล้ว หากผิดต้องยกเลิกเอกสารแล้วเปิดใหม่ (เมื่อยกเลิกแล้วเลขที่เช็คที่เกี่ยวข้องจะถูกยกเลิกตามไปด้วย ต้องไปเปิดใช้เลขที่เช็คใหม่ที่เมนูธนาคาร > เช็ค) ส่วนเลขที่วงเงินสด (CA) ที่เลือกผิดในเอกสาร CV ก็แก้ไขไม่ได้เช่นกัน เนื่องจากระบบหักยอดกับวงเงินสดที่เลือกไว้ครั้งแรกไปแล้ว ต้องยกเลิก CV แล้วสร้างเอกสารใหม่แทน

มักเกิดจากวงเงินสด (CA) ที่ CV นั้นอ้างอิงอยู่ถูก "ปิดวงเงิน" ไว้แล้ว แก้ไขตามลำดับนี้

1. เปิดวงเงิน (CA) กลับมาก่อน

2. ปลดล็อกงวดบัญชีของเดือนที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

3. ถอนอนุมัติ (ถอยเอกสาร) CV

4. ยกเลิกเอกสาร CV หลังจากดำเนินการเรียบร้อยแล้ว แนะนำให้ปิดวงเงิน (CA) และล็อกงวดบัญชีกลับไปตามเดิม

ผู้ที่จะใช้วงเงินสดย่อยในเอกสาร CV ได้ ต้องถูกเพิ่มชื่อเป็น "ผู้ถือครอง" ในเอกสารวงเงินสด (CA) นั้นก่อน การที่ผู้ใช้แต่ละคนจะเห็นวงเงิน CA ใดในตอนสร้างเอกสาร CV จึงขึ้นอยู่กับรายชื่อผู้ถือครองที่ระบุไว้ในเอกสาร CA หากเพิ่มชื่อแล้วยังหาไม่เจอในลิสต์ อาจเกิดจากผู้ที่เพิ่มชื่อไม่มีสิทธิ์เห็นข้อมูลบุคลากรทั้งหมด ต้องปรับสิทธิ์ให้ผู้เพิ่มชื่อสามารถเห็นข้อมูลบุคลากรทั้งหมดก่อน แล้วรีเฟรชหน้าจอและลองเพิ่มชื่อใหม่อีกครั้ง

ในเอกสาร PV ที่ดึงยอดมาจากใบรับสินค้า (GR) สามารถแก้ไขช่อง "ยอดจ่าย" ให้เป็นยอดจ่ายจริงตามที่ธนาคารตัดได้ ระบบจะคำนวณส่วนต่าง/ยอดคงเหลือให้อัตโนมัติ ส่วนค่าธรรมเนียมและกำไร/ขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยนให้บันทึกแยกในช่อง "ค่าธรรมเนียม" ของเอกสารเดียวกัน

หากได้ยื่นภาษี (WHT) ของเดือนนั้นไปแล้ว ระบบจะล็อกวันที่ไว้ไม่ให้แก้ไข ต้องดำเนินการตามลำดับ

1. ตรวจสอบว่ายื่นภาษีของเดือนนั้นไปแล้วหรือยัง

2. ถอยเอกสารก่อน

3. หากงวดบัญชีของเดือนนั้นถูกล็อกไว้ ต้องปลดล็อกงวดบัญชีก่อนด้วย

4. จากนั้นจึงแก้ไขวันที่ Statement/WHT ได้

เมื่อเอกสาร CV ถูกอนุมัติแล้ว ระบบจะล็อกไม่ให้แก้ไขยอดเงินหรือวันที่ในเอกสารได้อีก เนื่องจากอาจกระทบกับการปิดล็อกงวดบัญชี หากต้องการแก้ไข ต้องดำเนินการตามลำดับ

1. ถอนอนุมัติเอกสาร (ถอยเอกสาร) CV ก่อน

2. แก้ไขยอดเงินหรือวันที่ให้ถูกต้อง

3. บันทึกเอกสาร CV แล้วส่งอนุมัติใหม่อีกครั้ง

ให้คลิกขวาลบบรรทัดของรายการ AP ที่ถูกอ้างอิงซ้ำออกจากเอกสาร PV ใบใหม่ก่อน จากนั้นจึงจะสามารถ Recall เอกสาร PV เดิมกลับมาได้

เมื่อแบ่งยอด VAT ที่คำนวณจากยอดรวมสุทธิออกเป็นหลายรายการ อาจเกิดความคลาดเคลื่อนจากการปัดเศษทศนิยมในแต่ละบรรทัด ทำให้ยอด VAT รวมไม่ตรงกับยอดที่กำหนดไว้ตอนแรก ปัจจุบันระบบยังไม่รองรับการบันทึกเอกสารในกรณีที่ยอด VAT ต่างกันด้วยเศษทศนิยมลักษณะนี้ ทางแก้คือแยกเป็นเอกสารย่อยหลายใบแทน โดยแบ่งยอด VAT ในแต่ละใบให้ลงตัวพอดี

หากเอกสาร AP ถูกดึงไปสร้างเอกสารจ่ายเงิน (PV) เรียบร้อยแล้ว จะไม่สามารถกลับเข้าไปแก้ไข/เพิ่มเลขที่ใบกำกับภาษีที่เอกสาร AP ได้อีก กรณีนี้ให้กรอกข้อมูลเลขที่ใบกำกับภาษีที่เอกสาร PV แทนได้โดยตรง โดยไม่จำเป็นต้องย้อนกลับไปกรอกที่ AP หากต้องการกรอกที่ AP จริงๆ ต้องยกเลิกเอกสาร PV ก่อน จึงจะกลับมาแก้ไขที่ AP ได้ เมื่อบันทึกผ่าน PV แล้ว เอกสาร AP จะไม่ค้างอยู่ในระบบเช่นกัน

สามารถสร้างเอกสาร PV จากแท็บ "รับสินค้า/บริการ" แทนได้เช่นกัน ใช้งานได้ในลักษณะเดียวกัน หากต้องการทำจ่ายรวมหลายรายการในใบเดียว สามารถค้นหาและเพิ่มเลขที่เอกสารอื่นเข้ามารวมในเอกสาร PV เดียวกันได้

เอกสารประเภท PV (ใบสำคัญจ่าย) ไม่มีฟังก์ชันการอนุมัติในระบบ ซึ่งต่างจากเอกสาร CV ที่มีขั้นตอนอนุมัติ

เกิดจากบริษัทนั้นยังไม่เคยมีการเซ็ทผังบัญชีสำหรับประเภทภาษีนั้น ๆ ไว้ในระบบ (เช่น ภงด.2 สำหรับเอกสาร PV) ปัญหานี้มักเกิดกับบริษัทที่เพิ่งเริ่มใช้งาน หรือมีการเพิ่มประเภทภาษีใหม่ที่ยังไม่เคยตั้งค่าไว้ ผู้ใช้ไม่สามารถเซ็ทผังบัญชีประเภทนี้ได้เอง ต้องแจ้งทีมซัพพอร์ตให้ตั้งค่าให้ก่อน

ระบบจะบันทึกบัญชี (เดินบัญชี/GL) ทันทีที่มีการบันทึก (save) เอกสาร โดยไม่ต้องรอสถานะอนุมัติ ข้อมูลจึงถูกนำไปแสดงในงบทดลองตั้งแต่ตอนบันทึกเอกสารแล้ว ส่วนสถานะ "อนุมัติแล้ว/รออนุมัติ" เป็นเรื่องของการควบคุมภายใน (internal control) เพื่อแสดงว่ารายการนั้นผ่านการอนุมัติแล้วหรือไม่เท่านั้น ไม่ได้มีผลต่อการที่ข้อมูลจะเข้าหรือไม่เข้างบทดลอง