ตั้งค่า

BCP คือแผนที่ช่วยให้องค์กรรับมือกับเหตุการณ์ที่ทำให้ธุรกิจหยุดชะงัก (เช่น อุบัติเหตุหรือภัยพิบัติ) โดยมีขั้นตอนการดำเนินงานที่กำหนดไว้ล่วงหน้า เพื่อให้ธุรกิจกลับมาดำเนินการได้เร็วที่สุดและลดความเสียหาย สำหรับระบบ Nested มีแบบฟอร์มพิมพ์แบบออฟไลน์ (Offline Form) ให้ดาวน์โหลดสำหรับโมดูลจัดซื้อและขาย เพื่อใช้กรอกข้อมูลชั่วคราวระหว่างระบบขัดข้อง แล้วนำมาอัปโหลดเข้าระบบเมื่อกลับมาใช้งานได้ตามปกติ

เปิดเว็บใน Chrome กดปุ่มเมนู 3 จุด (ปรับแต่งและควบคุม Google Chrome) เลือก การตั้งค่า ไปที่ ขั้นสูง > ภาษา ในรายการภาษาหาอังกฤษ กดปุ่ม 3 จุดข้างภาษาอังกฤษแล้วเลือก แสดง Google Chrome เป็นภาษานี้ (หากยังไม่มีภาษาอังกฤษในรายการ ให้กด เพิ่มภาษา แล้วเลือกอังกฤษก่อน) วิธีนี้ช่วยไม่ให้ Chrome เด้งเสนอแปลภาษาอัตโนมัติเมื่อเข้าเว็บที่ไม่ใช่ภาษาอังกฤษ

หากเปิดหน้าจอค้างไว้นานเป็นวันโดยไม่ใช้งาน ระบบจะเด้งออกจากระบบให้เองโดยอัตโนมัติ แต่ในระหว่างที่กำลังใช้งานอยู่ โอกาสที่จะถูกเด้งออกเองมีน้อยมาก

ระบบมีเก็บประวัติ (backlog) ของแต่ละเอกสาร ดูได้จากฟังก์ชัน "ประวัติการแก้ไข" ในหน้าเอกสารนั้นๆ แต่ไม่สามารถดึงข้อมูลนี้ออกมาเป็นไฟล์ Excel ได้ แนะนำให้แคปหน้าจอเพื่อใช้งานต่อ หากต้องการดูภาพรวมว่าใครสร้างเอกสารอะไรในแต่ละวัน ให้ใช้เมนู "ค้นหา" แล้วกรองด้วย create date หรือกรองเฉพาะประเภทเอกสารที่ต้องการตรวจสอบ

การตั้งค่าจำนวนทศนิยม (Decimal Setting) เป็นการตั้งค่าระดับระบบ (System Setting) มีผลต่อการคำนวณและแสดงผลในทุกโมดูล (ขาย จัดซื้อ บัญชีทั่วไป) ไม่สามารถตั้งค่าแยกเฉพาะโมดูลใดโมดูลหนึ่งได้ ระบบตั้งค่าทศนิยมได้เพียงจุดเดียวสำหรับทั้งระบบเท่านั้น และไม่รองรับการตั้งค่าทศนิยมเป็น 0 ตำแหน่ง เพื่อรักษาความแม่นยำของข้อมูลทางการเงิน ราคาต่อหน่วยสามารถตั้งทศนิยมได้สูงสุด 3 ตำแหน่ง แต่หากตั้งเป็น 3 ตำแหน่ง หน้าจอเอกสารจะแสดงครบ 3 ตำแหน่งไปด้วยเสมอ ไม่สามารถตั้งให้คำนวณ 3 ตำแหน่งแต่แสดงผลเพียง 2 ตำแหน่งได้ แนะนำให้กำหนดจำนวนตำแหน่งทศนิยมตั้งแต่เริ่มต้นการใช้งานระบบ เพื่อป้องกันความคลาดเคลื่อนและรักษาความสอดคล้องของข้อมูลทางบัญชีในระยะยาว เนื่องจากปรับภายหลังทำได้ยาก

ให้ทดลองแก้ไขเบื้องต้นตามลำดับ 1) ออกจากระบบ/ปิดแท็บ Nested ทั้งหมด 2) รีเฟรชหน้าจอ 3) เข้าสู่ระบบใหม่อีกครั้ง หากยังพบปัญหา ให้ล้างข้อมูลเบราว์เซอร์ (Google Chrome): กด Ctrl+Shift+Delete เลือกช่วงเวลา "ชั่วโมงที่แล้ว" ติ๊กทุกรายการ แล้วกด "Clear data" จากนั้น Refresh และ Login เข้าสู่ระบบใหม่อีกครั้ง หากปัญหายังไม่หาย ให้เตรียมข้อมูลแจ้ง Support ได้แก่ ผลทดสอบความเร็วอินเทอร์เน็ต ช่วงเวลาที่พบปัญหา เมนู/ขั้นตอนที่หน่วงหรือค้าง และอีเมลผู้ใช้งาน

สามารถล็อกอินรวมกับองค์กรเดิมได้เพื่อความสะดวก แต่ฐานข้อมูลของแต่ละบริษัท/สาขาจะแยกจากกันโดยสมบูรณ์ ไม่ปะปนกัน กรณีที่เปลี่ยนสลับไปมาระหว่าง 2 องค์กรในเครื่องเดียวกันแล้วพบว่าโลโก้ยังค้างเป็นของบริษัทก่อนหน้า เป็นเพราะเบราว์เซอร์จำแคชโลโก้ไว้ ให้ล้างแคชของเบราว์เซอร์ ซึ่งไม่มีผลกระทบต่อฐานข้อมูลแต่อย่างใด

ในช่องแขวง/ตำบล ต้องใส่ข้อมูล "ประเทศ" ก่อน ระบบจึงจะแสดงข้อมูลแขวง/ตำบลให้เลือก ส่วนการเลือก Cost Center ในเอกสาร ต้องเลือกจาก Dropdown ที่ระบบแสดงให้ครบตามลำดับชั้น (เช่น BJ3 > BJ3-034/23) ไม่พิมพ์เอง จึงจะสามารถบันทึกเอกสารได้ ทั้งนี้ ในการตั้งรหัส Cost Center ระบบจะแสดงผลตามข้อมูลในช่อง "Name" เวลาให้เลือกใช้งาน แนะนำให้ใส่ชื่อย่อ (สั้น กระชับ) ไว้ในช่อง Name และใส่คำอธิบายแบบยาวไว้ในช่อง Description แทน เพื่อให้แสดงผลอ่านง่ายในหน้าเอกสาร

โดยปกติ 1 บริษัทจะมี Power User ได้ 2 ท่าน ซึ่งเป็นผู้ใช้เพียง 2 คนที่สามารถแชทคุยกับทีม Support ได้ หากต้องการเปลี่ยน Power User สามารถแจ้งผ่าน User ที่มีสิทธิ์ Admin ของระบบให้เปลี่ยนแก้ไขให้ได้

แบบฟอร์มพิมพ์มาตรฐาน (Standard Format) ของระบบไม่สามารถเพิ่ม ลด หรือปรับการแสดงผล/การขึ้นบรรทัดใหม่ในเอกสารได้ด้วยตนเอง เป็นรูปแบบคงที่ของระบบ หากต้องการปรับรูปแบบเฉพาะของบริษัท (เช่น ซ่อนรายละเอียดบางส่วน, แสดงที่อยู่ 2 แห่งในใบวางบิลเช่นเดียวกับใบเสร็จ, ปรับให้บางช่องกรอกแบบ Free Text ได้) ต้องใช้บริการ Customize แบบฟอร์มพิมพ์ ซึ่งมีค่าบริการเพิ่มเติมและใช้เวลาดำเนินการประมาณ 1-4 สัปดาห์ แล้วแต่ความซับซ้อนของฟอร์ม

หากในหน้าตั้งค่าสิทธิ์บุคลากร (แท็บสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล) มีการติ๊กเลือก "เห็นเอกสารทั้งหมด" ไว้ในระดับบริษัท จะทำให้ผู้ใช้เห็นและสามารถอนุมัติเอกสารของทุกสาขา (รวมสำนักงานใหญ่) ได้ แม้จะไม่มีสิทธิ์เปิดดูเอกสารสาขานั้นโดยตรงในหน้าอื่น หากต้องการจำกัดให้เห็น/อนุมัติเฉพาะเอกสารของสาขาตนเอง ต้องติ๊กออกช่อง "เห็นเอกสารทั้งหมด" ที่ระดับบริษัท แล้วไปกำหนดสิทธิ์เฉพาะที่ระดับสาขาแทน ทั้งนี้การปิดสิทธิ์การเห็นข้อมูลนี้เป็นเพียงการจำกัดการมองเห็น/อนุมัติเอกสารเท่านั้น ไม่กระทบกับสิทธิ์การสร้างเอกสารหรือคู่ค้า ซึ่งเป็นสิทธิ์ที่กำหนดแยกต่างหาก

เข้าเมนู ขาย (หรือ สั่งซื้อ) เลือกเมนูย่อยตามประเภทเอกสารที่ต้องการ เลือกรายการเอกสาร แล้วกดปุ่มดำเนินการ "..." จากนั้นเลือก "พิมพ์แบบกำหนดเอง (Customized Form Print)" โดยสามารถเลือกพิมพ์แบบฟอร์มแบบกำหนดเองได้ตามแบบฟอร์มที่ต้องการ ซึ่งแบบฟอร์มพิมพ์เหล่านี้ตั้งค่าไว้ล่วงหน้าแยกตามสาขาและประเภทเอกสารตามที่อธิบายไว้ข้างต้น

เมื่อเพิ่มสาขาใหม่ ระบบจะไม่เปิดสิทธิ์การมองเห็นสาขานั้นให้ผู้ใช้ทุกคนโดยอัตโนมัติ ต้องเข้าไปเพิ่มสิทธิ์การมองเห็นสาขาให้บุคลากรแต่ละท่านด้วยตนเอง ตามขั้นตอน

1. ไปที่เมนูตั้งค่า > บุคลากร

2. เลือกบุคลากร > แก้ไขบุคลากร > แท็บที่ 3 "สิทธิ์เข้าถึงข้อมูล" 3. ติ๊กเปิดสิทธิ์สาขาใหม่ให้บุคลากรท่านนั้น แล้วบันทึก

วิธีสร้างสาขาใหม่ (ต้องมีสิทธิ์ที่เกี่ยวข้องก่อน) คือ ไปที่เมนู "ตั้งค่า" > เลือก "บริษัท" > กด "แก้ไขบริษัท" > เลือกแท็บที่ 2 "สาขา" > คลิก "สร้าง" ระบบจำกัดจำนวนสาขาที่สามารถเพิ่มได้สูงสุด 5 สาขาต่อบริษัท และแต่ละสาขาจะถูกตั้งเป็น Project/Cost Center ให้โดยอัตโนมัติ หลังจากสร้างสาขาใหม่แล้ว ต้องไปเพิ่มที่ตั้ง (location) ในเมนูคลังสินค้าก่อน จากนั้นกลับมาที่หน้าสถานที่จัดส่ง (Delivery Location) แล้วเลือกที่ตั้งที่เพิ่งเพิ่มเข้าไปใหม่ จึงจะใช้งานได้ตามปกติ และควรตรวจสอบว่าได้เพิ่มสิทธิ์การมองเห็นสาขาใหม่ให้ผู้ใช้แต่ละคนที่เมนูบุคลากรแล้วด้วย

ต้องเข้าไปตั้งค่าเปิดใช้งานสกุลเงินที่ระดับบริษัทก่อน โดย 1) กดปุ่มตั้งค่า > บริษัท > กดปุ่ม "..." เพื่อแก้ไขข้อมูลบริษัท 2) เลือก "ตั้งค่าบัญชี" 3) เลือก "สกุลเงินที่ใช้ได้ในระบบ" (เลือกได้มากกว่า 1 สกุลเงิน) 4) กดปุ่มบันทึก หลังจากนั้นช่องเลือกสกุลเงินจะปรากฏในเอกสารของคู่ค้าที่ตั้งสกุลเงินต่างชาติไว้

เมื่อเอกสารถูกส่งอนุมัติแล้ว (สถานะ "รออนุมัติ" หรืออนุมัติแล้ว) ระบบจะป้องกันการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในเอกสารนั้นเพื่อรักษาความถูกต้องของการอนุมัติ จำเป็นต้องถอนอนุมัติเอกสารก่อน จึงจะสามารถแก้ไขข้อมูล เช่น Cost Center หรือรายละเอียดอื่นๆ ได้

หากผู้ใช้ใหม่เข้าหน้าขาย/งบประมาณแล้วไม่เห็นตัวเลือกใดๆ เลย มักเกิดจากยังไม่ได้กำหนด "สิทธิ์เข้าถึงข้อมูล" ให้กับผู้ใช้นั้น ให้เข้าไปที่ข้อมูลบุคลากรของ user นั้น แท็บ "สิทธิ์เข้าถึงข้อมูล" แล้วเปิดสิทธิ์ให้ครบ (เทียบจาก user อื่นที่ใช้งานได้ปกติ) หากต้องการให้ผู้ใช้เห็นเฉพาะเอกสารของแผนกตนเอง (เช่น บัญชี ไม่เห็นของจัดซื้อ) ให้ไปที่สิทธิ์การเข้าถึงของผู้ใช้คนนั้น ติ๊กเอาตัวเลือก "ดูเอกสารทั้งหมด" ออก แล้วเลือกเฉพาะแผนกที่ต้องการให้เห็น บันทึก และให้ผู้ใช้ออกจากระบบแล้วเข้าสู่ระบบใหม่ ทั้งนี้ต้องตรวจสอบด้วยว่าเปิดสิทธิ์การเข้าถึง "บริษัท/สาขา" ที่เกี่ยวข้องไว้ครบด้วย มิฉะนั้นอาจค้นหาเอกสารบางรายการไม่พบ

ทีมงานรับแจ้งปัญหาผ่านช่องทาง Live Chat เพียงช่องทางเดียว ในเวลาทำการวันจันทร์–ศุกร์ 09.00–17.00 น. นอกเวลาทำการสามารถฝากรายละเอียดปัญหาไว้ได้ แต่ละองค์กรใช้งานช่องแชทได้ไม่เกิน 2 ท่าน กรณีที่ต้องส่งต่อให้ทีมระบบตรวจสอบเพิ่มเติม ใช้เวลาดำเนินการปกติ 1-2 วันทำการ

เปลี่ยนรหัสผ่าน: ไปที่เมนูตั้งค่า > เปลี่ยนรหัสผ่าน > กรอกรหัสเก่า/ใหม่ > บันทึก เปลี่ยนลายเซ็นในช่อง "จัดทำโดย" (ต้องมีสิทธิ์ Admin): ตั้งค่า > บุคลากร > เลือกบุคลากร > ลบรูปเดิมและอัปโหลดลายเซ็นใหม่ > บันทึก รหัสผ่านที่ตั้งได้ต้องมีคุณสมบัติครบ 6 ข้อ ได้แก่

(1) ความยาวอย่างน้อย 8 ตัวอักษร

(2) ตัวอักษรพิมพ์ใหญ่อย่างน้อย 1 ตัว

(3) ตัวอักษรพิมพ์เล็กอย่างน้อย 1 ตัว

(4) ตัวเลขอย่างน้อย 1 ตัว

(5) อักขระพิเศษอย่างน้อย 1 ตัว เช่น !@#$%^&*

(6) ตัวอักษรที่แตกต่างกันอย่างน้อย 6 ตัว

ขั้นตอนเพิ่มผู้ใช้งาน:

1. ไปที่เมนูตั้งค่า

2. ไปที่เมนูบุคลากร

3. กดปุ่มสร้าง

4. กรอกข้อมูลพนักงาน (ข้อมูลส่วนตัว / ผู้ใช้งานระบบ / สิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล) ผู้ที่มีสิทธิ์สร้างบุคลากรได้ต้องเป็นผู้ที่ได้รับสิทธิ์ Admin ในระบบเท่านั้น ข้อควรระวัง: อีเมลของผู้ใช้งานห้ามกรอกผิด ก่อนกดบันทึกต้องตรวจสอบความถูกต้องของอีเมลอีกครั้ง เพราะหากกรอกอีเมลผิดแล้วจะไม่สามารถแก้ไขอีเมลได้ ต้องระงับการใช้งาน (inactive) แล้วสร้างผู้ใช้งานใหม่แทน นอกจากนี้ 1 อีเมลไม่สามารถใช้ login เข้าระบบซ้ำกัน 2 user ได้ ระบบจะป้องกันอัตโนมัติที่แท็บ "ผู้ใช้งานระบบ" หากพบ profile ซ้ำกันจากการสร้างผิดพลาด แนะนำให้เปลี่ยนชื่อ-สกุลของ profile ที่ซ้ำเป็นค่าว่างไว้ก่อน เพื่อให้พนักงานใหม่ที่เข้ามาสามารถใช้ profile นั้นแทนได้

ระบบไม่มีฟังก์ชันลบบุคลากร/ผู้ใช้งานออกจากระบบ เนื่องจากต้องเก็บ log การใช้งานไว้ แม้ user นั้นจะยังไม่เคยใช้งานจริงก็ตาม ให้ใช้ฟังก์ชันระงับการใช้งาน (Inactive/Suspend) แทน การระงับการใช้งานผู้ใช้เดิมจะยังถูกนับเป็นการใช้สิทธิ์ (license) ผู้ใช้งาน ณ ตอนที่ระงับ หลังจากระงับแล้วจึงจะสามารถเพิ่มผู้ใช้งานคนใหม่ได้ (นับสิทธิ์ใหม่) เอกสารที่ค้างอยู่ในชื่อผู้ใช้เดิมไม่จำเป็นต้องเคลียร์ก่อนระงับ เพราะไม่มีผลกระทบ ผู้ใช้งานท่านอื่นยังคงทำเอกสารต่อได้ตามสิทธิ์การเข้าถึงที่มีอยู่ อย่างไรก็ตาม หากเลือก "ระงับ" ผู้ใช้เดิมแล้วสร้างผู้ใช้ใหม่แยกต่างหาก (ไม่ใช้วิธีเปลี่ยนชื่อ/อีเมลของบัญชีเดิม) จะช่วยรักษาข้อมูลผู้สร้างเอกสาร (creator) ของเอกสารเก่าไว้ได้ เพราะหากเปลี่ยนชื่อ/อีเมลของบัญชีเดิมแทน ข้อมูลผู้สร้างเอกสารเดิมจะหายไปเมื่อมีการตรวจสอบผู้ทำเอกสารภายหลัง

ระบบกำหนด user ที่ active ได้สูงสุด 20 ท่านต่อบริษัท หากเต็มโควตาแล้วจะไม่สามารถบันทึก user ใหม่ได้ ต้องระงับการใช้งาน (Inactive) user ที่ไม่ได้ใช้งานแล้วก่อน จึงจะสามารถบันทึก user ใหม่ได้ หรือหากต้องการเพิ่มจำนวน user เกินโควตา จะมีค่าบริการ Add-on 300 บาทต่อเดือนต่อ 1 user

เข้าเมนูตั้งค่า > บุคลากร หาผู้ใช้งานที่ต้องการรีเซ็ตรหัสผ่าน กดปุ่มดำเนินการ "..." แล้วเลือกส่งอีเมล "รีเซ็ทรหัสผ่านใหม่" จากนั้นกด "ตกลง" เพื่อยืนยันการส่งอีเมล และกด "ตกลง" อีกครั้งเพื่อเสร็จสิ้นขั้นตอน

ไปที่เมนูคลังสินค้า แท็บ 2 "ประเภทสินค้า" ค้นหารหัสประเภทสินค้าที่ต้องการ แล้วติ๊กเลือกบริษัทที่ต้องการให้เห็นประเภทสินค้านั้น หลังปรับสิทธิ์แล้วให้ผู้ใช้ออกจากระบบและเข้าใหม่เพื่อให้สิทธิ์มีผล

ไปที่เมนูตั้งค่า > ตั้งค่าระดับสูง (Advanced Setting) > เลือกแก้ไขบทบาท (Role) ที่ต้องการ แล้วปรับสิทธิ์การเข้าถึงให้เปิดเฉพาะสิทธิ์ดูข้อมูล ไม่เปิดสิทธิ์แก้ไข

เมื่อครบกำหนดสัญญาและไม่มีการต่ออายุ ระบบจะระงับสิทธิ์การเข้าถึงบัญชีโดยอัตโนมัติ ทำให้ไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลหรือไฟล์แนบภายในระบบได้ ทั้งนี้ระบบจะยังคงจัดเก็บข้อมูลของลูกค้าไว้เป็นระยะเวลา 1 ปีหลังจากนั้น หากต้องการเข้าไปดึงข้อมูลเพิ่มเติมหลังหมดสัญญา ต้องต่ออายุการใช้งานในรูปแบบรายเดือนก่อน จึงจะกลับเข้าถึงระบบได้ แนะนำให้สำรองข้อมูล/ไฟล์แนบที่สำคัญไว้ล่วงหน้าก่อนสัญญาหมดอายุ

วิธีที่ 1 (ผู้ใช้งานดำเนินการเอง): ที่หน้าล็อกอิน กดลิงก์ "ลืมรหัสผ่าน" ระบบจะส่งอีเมลเปลี่ยนรหัสผ่านไปยังอีเมลที่ลงทะเบียนไว้ ให้เปิดอีเมลและทำตามขั้นตอนเพื่อตั้งรหัสผ่านใหม่ วิธีที่ 2 (แอดมินช่วยดำเนินการ): แจ้งผู้ใช้งานที่มีสิทธิ์แอดมิน ให้เข้าเมนูตั้งค่า > บุคลากร > แท็บผู้ใช้งานระบบ แล้วกรอกรหัสผ่านใหม่ให้ จากนั้นแอดมินแจ้งรหัสผ่านใหม่ให้ผู้ใช้งานเพื่อเข้าสู่ระบบ

เมื่อเอกสารมีสถานะ "อนุมัติ" แล้ว จะไม่สามารถแก้ไขฟิลด์ต่างๆ ได้โดยตรง (เช่น วันที่ คู่ค้า ฟิลด์ตัวเลือก รายการ Cost Center ปริมาณ หน่วย ราคา ส่วนลด VAT ปรับยอด) ต้องกดปุ่มดำเนินการด้านข้างปุ่มบันทึกแล้วเลือก "ถอนอนุมัติ" ก่อน จึงจะแก้ไขข้อมูลและกดบันทึกได้ แล้วส่งอนุมัติใหม่อีกครั้ง เอกสารประเภท PR, PO, GR, AP, CV ต้องถอนอนุมัติก่อนจึงจะแก้ไขได้ทุกครั้ง ส่วนเอกสาร AP/GR ที่ผูกกับใบสำคัญจ่าย (PV) แล้วจะแก้ไขไม่ได้จนกว่าจะยกเลิก PV ก่อน และเฉพาะผู้ใช้งานที่มีบทบาทบัญชีเท่านั้นที่สามารถแก้ไขรายการบัญชีในเอกสาร AP/GR/PV ได้

การยกเลิกเอกสาร GO ต้องให้ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เป็นบทบาท "Production Manager" เป็นผู้ยกเลิกเท่านั้น สามารถตรวจสอบหรือกำหนดบทบาทนี้ได้ที่หน้าเมนูบุคลากร โดยใช้ตัวกรองดูตามบทบาท

ทำได้ตามขั้นตอน

1. ไปที่เมนู "ตั้งค่า" > "บุคลากร" 2. ค้นหาชื่อพนักงานที่ต้องการ

3. กดแก้ไขบุคลากร เลือกแท็บที่ 3 "Data Permission" 4. นำตัวเลือก CV (สิทธิ์ถอยเอกสาร) ออก

5. กด "บันทึก" หากพนักงานได้รับบทบาท (role) แบบ "General Admin" สิทธิ์ถอยเอกสารอาจติดมากับบทบาทนั้นโดยรวม ไม่ใช่การตั้งค่าเฉพาะบุคคล กรณีนี้ต้องไปปรับที่ "Advance Setting" ของบทบาท General Admin แล้วนำสิทธิ์การถอยเอกสาร CV ออกจากตัวบทบาทเองแทน

หน้าจอที่เกี่ยวกับการตั้งค่าผังบัญชี การเชื่อมโยงผังบัญชี และการกำหนดประเภทสมุดรายวัน เป็นค่า Standard ของระบบที่ใช้เฉพาะขั้นตอนตอนขึ้นระบบใหม่ (initial setup) เท่านั้น จึงถูกจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงไว้ตามปกติ ไม่เปิดให้ user ทั่วไปแก้ไขเอง หากต้องการแก้ไขข้อมูลส่วนนี้ ต้องแจ้งรายละเอียดให้ทีมสนับสนุนตรวจสอบและดำเนินการให้

สำหรับลูกค้า: เข้าเมนูลูกค้า เลือกตั้งค่าภาษาที่ต้องการให้แสดงบนใบเอกสารการขาย แล้วกดบันทึก สำหรับคู่ค้า: เข้าเมนูคู่ค้า เลือกตั้งค่าภาษาที่ต้องการให้แสดงบนใบเอกสารการซื้อ แล้วกดบันทึก

เพียงกรอกเลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลักในหน้าสร้าง/แก้ไขคู่ค้า (เมนู สั่งซื้อ > คู่ค้า) หรือสร้าง/แก้ไขลูกค้า (เมนูขาย > ลูกค้า) แล้วกด "ตกลง" เมื่อระบบถามยืนยันการอัปเดตข้อมูลตามข้อมูลนิติบุคคล ระบบจะดึงข้อมูลจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้าอัตโนมัติ เช่น ชื่อบริษัทและที่อยู่ ทำให้สร้างฐานข้อมูลคู่ค้า/ลูกค้าได้สะดวกยิ่งขึ้น

เว้นว่าง = ไม่มี VAT (สำหรับคู่ค้าที่ไม่ได้จด VAT) / "0.07, 7, 7%, 7.00%" = VAT 7% (สำหรับคู่ค้าที่จด VAT) / "0, 0%" = VAT 0% (สำหรับคู่ค้าที่จด VAT) / "-, Exempt" = ยกเว้น VAT (สำหรับคู่ค้าที่จด VAT)

ไม่แนะนำให้ลบรายการในเอกสารที่อัปโหลดแล้วโดยตรง เช่น เอกสารใบเบิกสินค้า (GO) ที่มี 2 รายการ เพราะจะทำให้ข้อมูลไม่ตรงกันระหว่าง Template กับข้อมูลในเอกสาร วิธีที่ถูกต้องคือ ลบไฟล์ที่อัปโหลดไว้เดิมออกก่อน แก้ไขข้อมูลในไฟล์ Template ให้ถูกต้อง แล้วอัปโหลดไฟล์ใหม่อีกครั้ง

ไฟล์ Template มี 2 รูปแบบให้กรอกที่อยู่ — คอลัมน์ AC-AE (สีเขียว) แบบย่อ ใช้ยื่น e-Tax ออนไลน์ไม่ได้ และคอลัมน์ AF-AQ (สีเหลือง) แบบละเอียด ใช้ยื่น e-Tax ออนไลน์ได้ หากลูกค้าใช้หรือมีแผนใช้งาน e-Tax ออนไลน์ ควรกรอกที่อยู่ในคอลัมน์ AF-AQ (สีเหลือง) เพื่อให้ยื่น e-Tax ได้สำเร็จ

การแก้ไขข้อมูลคู่ค้า/ลูกค้าที่หน้าเมนูคู่ค้าโดยตรงจะไม่ย้อนไปอัปเดตเอกสารที่เคยบันทึกไว้แล้วโดยอัตโนมัติ ต้องอัปเดตจาก "ภายในเอกสาร" ตามขั้นตอน

1. เปิดเอกสารที่ต้องการ กดดำเนินการ "..." แล้วกด "แก้ไข" 2. กดดำเนินการ " v " ข้างปุ่มบันทึก แล้วเลือก "แก้ไขข้อมูลคู่ค้า/ลูกค้า" 3. แก้ไขข้อมูล (สามารถกรอกแยกทีละภาษา ไทย/อังกฤษ ได้จากลูกศร dropdown ข้างปุ่มบันทึก) แล้วกดบันทึก

4. กลับไปแท็บเอกสารและรีเฟรช 1 ครั้ง ต้องทำขั้นตอนนี้กับเอกสารทุกใบในสายเดียวกันที่เกี่ยวข้อง (เช่น PO > GR > PV หรือ SO > IV) เมื่อทำจากภายในเอกสารที่มีเลขที่แล้ว ข้อมูลจะถูกอัปเดตย้อนหลังให้กับเอกสารเก่าที่เกี่ยวข้องทุกใบโดยอัตโนมัติ ส่วนกรณีโลโก้/ตราประทับของบริษัทไม่แสดงในแบบฟอร์มพิมพ์ ให้ส่งไฟล์โลโก้/ตราประทับให้เจ้าหน้าที่ Support เพิ่มข้อมูลในระบบให้

ปัจจุบันระบบยังไม่มีฟีเจอร์ Activity Log ที่เมนูคู่ค้า สำหรับดูประวัติการแก้ไขข้อมูลคู่ค้าโดยผู้ใช้แต่ละคน หากต้องการตรวจสอบว่ามีใครแก้ไขข้อมูลใดบ้าง ต้องแจ้ง Support เพื่อให้ช่วยตรวจสอบ log เป็นรายกรณีไป

สามารถตั้งค่าภาษาของแบบฟอร์มพิมพ์ได้จากหน้าข้อมูลคู่ค้า (ตั้งค่าเป็นรายคู่ค้า) เมื่อตั้งค่าเป็นภาษาอังกฤษแล้ว การพิมพ์เอกสารของคู่ค้ารายนั้นจะแสดงผลเป็นภาษาอังกฤษ สามารถทำขั้นตอนเดียวกันนี้กับคู่ค้ารายอื่นที่ต้องการได้เช่นกัน

ปัจจุบันไม่มีข้อจำกัดจำนวนรายการที่อัปโหลดได้ต่อครั้ง แต่หากข้อมูลมากเกินไปจะทำให้การอัปโหลดช้าลง แนะนำให้อัปโหลดครั้งละไม่เกิน 1,000 รายการ ก่อนอัปโหลดทุกครั้งควรตรวจสอบว่า

(1) เอา filter ในไฟล์ Excel ออกให้หมดก่อน

(2) ใช้ Template ที่ดาวน์โหลดใหม่ล่าสุดจากระบบเสมอ เพราะ Template อาจมีการเพิ่ม/เปลี่ยนคอลัมน์เป็นระยะ (เช่น เพิ่มคอลัมน์ Cost Center) และ

(3) ตรวจสอบว่าไม่มีข้อมูลว่างหรือ #N/A ในคอลัมน์บังคับ (เช่น Description, รหัสย่อ) หากทำครบแล้วยังอัปโหลดไม่ผ่าน ให้ส่งไฟล์ Excel ที่ใช้อัปโหลดให้เจ้าหน้าที่ตรวจสอบรูปแบบไฟล์เพิ่มเติม

ก่อนอัปโหลดไฟล์ ให้ตรวจสอบตามขั้นตอน 1) ดาวน์โหลด Template ใหม่จากระบบ แล้ว Copy/Paste ข้อมูลลงไฟล์ใหม่ 2) ลบ Sheet ที่ 2 และ 3 ออกจากไฟล์ 3) ตรวจสอบ VAT no. ไม่ให้ซ้ำก่อนอัปโหลดไฟล์ AP 4) กรณีไฟล์ ABB ตรวจสอบ Short code และเลขบัญชีธนาคารให้ถูกต้อง 5) หากต้องอัปโหลดซ้ำ ให้ใช้ "Process again" หรือลบไฟล์เดิมแล้วอัปโหลดใหม่