การจัดซื้อ

เป็นการออกแบบของระบบโดยตั้งใจ คู่ค้าที่ระงับการใช้งานแล้วยังคงต้องแสดงใน filter อยู่ เพื่อให้สามารถค้นหาและดูข้อมูลเอกสารเก่าที่เกี่ยวข้องกับคู่ค้ารายนั้นได้ หากปิด/ซ่อนออกไปเลยจะทำให้ค้นหาข้อมูลเอกสารเก่าไม่เจอ ด้วยเหตุผลเดียวกัน จึงแนะนำให้ใช้วิธี "ระงับการใช้งาน" คู่ค้าแทนการลบข้อมูลคู่ค้าออกจากระบบ เพื่อรักษาประวัติเอกสารเดิมที่เกี่ยวข้องไว้ วิธีทำ เข้าเมนูคู่ค้า กดแก้ไขคู่ค้าที่ต้องการ กดปุ่มระงับการใช้งานที่อยู่ด้านล่าง แล้วกดบันทึก

กรณีคู่ค้ามีหลายสาขา สามารถใช้เลขประจำตัวผู้เสียภาษี (Tax ID) ซ้ำกันได้ แต่รหัสสาขาของแต่ละสาขาต้องไม่ซ้ำกัน

โดยทั่วไปค่าบริการ (เช่น ค่าต่ออายุโปรแกรม) สามารถหักภาษี ณ ที่จ่ายได้ตามปกติ แต่หากคู่ค้าผู้รับเงินได้รับสิทธิ์ BOI จะไม่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย สามารถจ่ายยอดเต็มตามใบแจ้งหนี้ได้เลย (ควรตรวจสอบสิทธิ BOI ของคู่ค้าแต่ละรายก่อน) อีกกรณีคือคู่ค้าบางรายเป็นผู้หักภาษี ณ ที่จ่ายและนำส่งสรรพากรแทนบริษัทเอง (เช่น ผู้ให้บริการโทรศัพท์/มือถือ) กรณีนี้ให้บันทึกเอกสาร AP ด้วยยอดเต็มจำนวนโดยไม่ต้องบันทึกรายการหัก ณ ที่จ่ายในเอกสาร และสามารถตั้งค่าคู่ค้ารายนั้นในระบบให้ไม่มีการหัก ณ ที่จ่ายได้เลย

การแก้ไขข้อมูล TAX ID ที่หน้าคู่ค้าโดยตรงจะไม่อัพเดตย้อนไปยังใบหักภาษี ณ ที่จ่ายที่ออกไปแล้ว วิธีที่ถูกต้องคือ 1) เปิดแก้ไขเอกสาร PV (ใบสำคัญจ่าย) ที่เกี่ยวข้อง 2) เลือกฟังก์ชัน "Update Vendor Info" ระบบจะพาไปหน้าคู่ค้า 3) อัพเดต TAX ID ใหม่แล้วกดบันทึกคู่ค้าอีกครั้ง 4) พิมพ์ใบหัก ณ ที่จ่ายใหม่ ข้อมูล TAX ID จะถูกต้อง

ไม่สามารถทำได้ หากมีรายการที่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายหลายประเภทหรืออัตราต่างกัน (เช่น ค่าขนส่ง 1% และค่าบริการ 3%) ของคู่ค้ารายเดียวกัน แม้ในวันเดียวกัน ต้องออกใบหัก ณ ที่จ่ายแยกเป็นคนละใบตามแต่ละประเภท/อัตราการหัก

เป็นการทำงานปกติของระบบ เมื่อติ๊กใช้งาน WHT ในเอกสารใบขอซื้อ (PR) ระบบจะยังไม่แสดง Section WHT ให้ในขั้นตอนนี้ Section WHT จะเริ่มปรากฏตั้งแต่เอกสารใบสั่งซื้อ (PO) เป็นต้นไป

หากเอกสาร PR ยังมีสถานะ "บันทึกแล้ว" (ยังไม่ผ่านการอนุมัติ) จะไม่สามารถนำไปสร้างใบสั่งซื้อ (PO) ต่อได้ ต้องดำเนินการดังนี้ 1) เปิดแก้ไขเอกสาร PR 2) กดปุ่ม dropdown ข้างปุ่มบันทึกแล้วเลือก "ส่งอนุมัติ" 3) เมื่อเอกสารได้รับอนุมัติแล้ว สถานะจะเปลี่ยนเป็น "อนุมัติ" จากนั้นจึงสามารถนำ PR ไปสร้างเป็น PO ได้

ไม่สามารถดึงใบสั่งขาย (SO) มาสร้างใบสั่งซื้อ (PO) ได้โดยตรง ต้องดึง SO ไปสร้างใบขอซื้อ (PR) ก่อน จากนั้นจึงนำ PR ที่ได้รับอนุมัติแล้วไปสร้างเป็น PO อีกขั้นตอนหนึ่ง

หากตั้งค่า “รหัสสินค้าคู่ค้า” ไว้ในข้อมูลสินค้า (เมนูสินค้า > แก้ไขสินค้า > แท็บ “2. คู่ค้า” > ช่อง “รหัสสินค้าคู่ค้า”) รายการใน PO จะแสดงเป็น “รหัสสินค้าคู่ค้า + ชื่อสินค้า” เช่น GLASS_J แก้วน้ำ J เพื่อให้ตรงกับที่คู่ค้าใช้อ้างอิง แต่หากไม่ได้ตั้งค่ารหัสคู่ค้าไว้ ระบบจะแสดง “รหัสสินค้าภายใน + ชื่อสินค้า” แทน เช่น 00.00.00.03.0009 แก้วน้ำ J

ช่องนี้จะแก้ไขได้ก็ต่อเมื่อเอกสาร PO ยังไม่ได้รับการอนุมัติ ให้ถอนอนุมัติเอกสาร PO ก่อน ระบบจะเปิดให้แก้ไขคำอธิบายภาษีหัก ณ ที่จ่ายได้ตามปกติ

PO สามารถแก้ไขย้อนหลังได้เฉพาะรายการที่ยังไม่ถูกอ้างอิงไปสร้างเอกสารมัดจำ (PA) หรือใบรับสินค้า (GR) เท่านั้น รายการใดที่ถูกดึงไปสร้าง PA/GR แล้วจะแก้ไขที่ PO เดิมไม่ได้อีก นอกจากนี้ระบบยังรองรับการเปิด PO โดยไม่เลือกจากรหัสสินค้า แต่คีย์รายการเข้าไปเองโดยอ้างอิงรหัสบัญชีแทน เหมาะสำหรับกรณีที่ไม่ต้องการให้กระทบระบบสต็อกสินค้า

สาเหตุมาจากติ๊กใช้งานฟังก์ชัน exchange rate (อัตราแลกเปลี่ยน) ไว้ แต่ไม่ได้กรอกราคาต่อหน่วยสำหรับจำนวนเงินสกุลต่างประเทศให้ครบ ทำให้ระบบคำนวณยอดรวมไม่ได้ แก้ไขได้ 2 กรณี 1) หากไม่ต้องการใช้สกุลเงินต่างประเทศ ให้ติ๊กฟังก์ชัน exchange rate ออก 2) หากต้องการใช้จริง ให้คงติ๊ก exchange rate ไว้และกรอกราคาต่อหน่วยสำหรับสกุลเงินต่างประเทศให้ครบถ้วน เมื่อสร้าง GR และ PV ต่อ ระบบจะคำนวณกำไร/ขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยนให้อัตโนมัติ นอกจากนี้ช่อง "ราคาต่อหน่วย" ไม่รองรับการพิมพ์ตัวอักษรปนกับตัวเลข (เช่น พิมพ์ "USD" ปนในช่องราคา) หากมีตัวอักษรปนอยู่จะทำให้คำนวณยอดรวมไม่ได้เช่นกัน

ปัจจุบันระบบยังไม่รองรับการแบ่งงวดชำระพร้อมกับมี VAT หลายประเภทในเอกสารเดียวกัน เนื่องจากข้อจำกัดในการคำนวณว่ายอดที่ชำระแต่ละงวดมี VAT เท่าใด หากต้องการบันทึกหลายประเภท VAT ให้เลือกวิธีใดวิธีหนึ่ง 1) ทำรายการที่เอกสาร AP แทน ซึ่งรองรับ VAT หลายประเภท หรือ 2) ทำใน PO ได้ตามปกติ แต่ต้องไม่เลือกแบ่งงวดชำระ

ชื่อคู่ค้าเมื่อถูกดึงมาบันทึกในเอกสารแล้ว จะไม่สามารถแก้ไขได้อีก แม้จะถอนอนุมัติเอกสารแล้วก็ตาม วิธีแก้คือให้สำเนา (copy) เอกสารเดิมเพื่อสร้าง PO ใหม่ แล้วเลือกคู่ค้าใหม่ในเอกสารที่สำเนามาแทน จากนั้นจึงยกเลิก PO เดิม

ลายเซ็น "Prepared by" ท้ายเอกสารจะยึดตามลายเซ็นของผู้ใช้ที่สร้างเอกสารนั้นเสมอ ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ในภายหลัง หากต้องการเปลี่ยนผู้จัดทำ ต้องยกเลิกเอกสารเดิมแล้วออกเอกสารใหม่โดย login ด้วยผู้ใช้ที่ต้องการให้เป็นผู้จัดทำ

แบบฟอร์มมาตรฐานของเอกสารใบสั่งซื้อ (PO) ออกแบบมาให้แสดงส่วนลดเป็นยอดรวมของทั้งเอกสาร ไม่แยกแสดงตามรายการสินค้า ในขณะที่แบบฟอร์มมาตรฐานฝั่งขายรองรับการแสดงส่วนลดแยกตามรายการอยู่แล้ว หากต้องการให้ PO แสดงส่วนลดแยกตามรายการ ต้องขอทำ Customize Form Print ซึ่งมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมและอาจกระทบเลย์เอาต์คอลัมน์อื่น เช่น คอลัมน์ Description แคบลง

ฟังก์ชัน "Update ข้อมูลคู่ค้า" (Update vendor info) เมื่อใช้จากภายในเอกสารใดเอกสารหนึ่ง จะอัปเดตข้อมูล (เช่น ชื่อ ที่อยู่) ให้กับเอกสารเก่าทุกฉบับที่เคยอ้างอิงรหัสคู่ค้าเดียวกันโดยอัตโนมัติทั้งหมด ไม่ใช่แค่เอกสารที่กำลังแก้ไข จึงควรใช้ด้วยความระมัดระวัง และเหมาะสำหรับกรณีแก้ไขข้อมูลที่ผิดพลาดเล็กน้อยของคู่ค้าที่มีอยู่แล้วเท่านั้น หากต้องการแก้ไขที่อยู่ในเอกสาร ขั้นตอนคือ 1) เลือก Update vendor info ระบบจะเปิดแท็บใหม่แสดงหน้าข้อมูลคู่ค้า 2) แก้ไขข้อมูลแล้วกดบันทึก 3) กลับไปที่เอกสารเดิมและรีเฟรชหน้าจอ 1 ครั้งก่อนพิมพ์เอกสาร หากไม่ต้องการให้กระทบเอกสารเก่า ให้ยกเลิกเอกสารเดิมแล้วสร้างใหม่แทน โดยอัปเดตข้อมูลคู่ค้าให้ถูกต้องก่อน แล้วจึงดึงคู่ค้ามาสร้างเอกสารใหม่ สำหรับเลขที่บัญชีธนาคารมีข้อควรระวังเพิ่มเติม คือเมื่อเอกสารถูกออกไปแล้ว ข้อมูลเลขบัญชีจะถูกบันทึกติดอยู่กับตัวเอกสารนั้น ไม่ได้อ้างอิงข้อมูลคู่ค้าแบบเรียลไทม์ ดังนั้นเมื่อคู่ค้าเปลี่ยนเลขบัญชี ต้องอัปเดตข้อมูล 2 จุด คือหน้าข้อมูลคู่ค้า (Vendor master) และด้านในเอกสารแต่ละฉบับที่ออกไปแล้ว มิฉะนั้นเอกสารเก่าจะยังคงแสดง/พิมพ์เลขบัญชีเดิมอยู่

ให้เข้าไปแก้ไขข้อมูลคู่ค้าผ่านฟังก์ชัน Update vendor info จากภายในเอกสาร PO ฉบับนั้นอีกครั้งก่อน (ไม่ใช่แก้ที่หน้าคู่ค้าเพียงอย่างเดียว) จากนั้นจึงจะกลับมาแก้ไขประเภทภาษีหัก ณ ที่จ่าย (PND) ในเอกสาร PO ได้ตามปกติ

สาเหตุที่พบบ่อยคือ PO ยังมีรายการค้างรับ GR หรือรายการในเอกสารจ่าย (CV) ไม่ครบตาม PO แม้ยอดรวมจะตรงกันแล้วก็ตาม แก้ไขได้ 2 วิธี คือ ยกเลิกเอกสาร CV แล้วดึงข้อมูลใหม่ตาม PO หรือปิด PO / กดรับ GR รายการที่เหลือให้ครบ ทั้งนี้เมื่อรับ GR ครบเต็มจำนวนตาม PO แล้ว วันเครดิตของคู่ค้าจะไม่มีผลต่อสถานะเอกสารค้างอีกต่อไป หากรับครบแล้วแต่ยังแสดงค้างอยู่ ถือเป็นความผิดปกติ ควรแจ้งทีมซัพพอร์ตให้ตรวจสอบ

ตามพฤติกรรมมาตรฐานของระบบ เมื่อ PO ถูกรับ GR ครบ 100% แล้ว ระบบจะไม่แสดงตัวเลือกให้สร้าง GR ซ้ำอีก หากยังพบตัวเลือกดังกล่าวอยู่ ถือเป็นความผิดปกติ ควรแจ้งทีมซัพพอร์ตให้ตรวจสอบและแก้ไข

หาก PO ตั้งเงื่อนไขให้ต้องจ่ายเงินมัดจำล่วงหน้าเต็มจำนวน (100%) ต้องสร้างเอกสารมัดจำจ่าย (PA) ให้เสร็จก่อน จึงจะสามารถกดรับ GR ต่อได้ (เอกสารรับเงิน/จ่ายมัดจำล่วงหน้าปกติเป็นหน้าที่ของฝ่ายบัญชีการเงิน) เมื่อรับสินค้าจริง ให้ดึงรับ GR ตามขั้นตอนปกติ แต่ยอด Total ในเอกสาร GR จะแสดงเป็น 0.00 เนื่องจากระบบจะดึงยอดมัดจำ 100% มาตัดออกให้อัตโนมัติ และไม่ต้องสร้างเอกสาร PV จ่ายเงินเพิ่มอีก เพราะจ่ายมัดจำครบไปแล้ว

หาก PO มีการตั้งค่าให้ต้องจ่ายเงินมัดจำ (แบ่งงวดชำระ) ต้องสร้างเอกสารมัดจำจ่าย (PA) และอ้างอิงเงินมัดจำให้เรียบร้อยก่อน จึงจะสามารถสร้างเอกสารรับสินค้า (GR) ต่อได้ หากไม่ต้องการรับมัดจำแล้ว สามารถกลับไปแก้ไขที่เอกสาร PO โดยติ๊กเอาตัวเลือก "แบ่งงวดชำระ" ออกได้

การจ่ายมัดจำ (PA) จะอิงตามเปอร์เซ็นต์ที่แบ่งไว้ในเอกสาร PO เท่านั้น ไม่สามารถแก้ไขสัดส่วนที่ตัวเอกสาร PA โดยตรงได้ หากต้องการจ่ายในสัดส่วนอื่น ต้องกลับไปแก้ไขเงื่อนไขการแบ่งจ่าย (%) ที่เอกสาร PO ให้ตรงกับที่จะจ่ายจริงก่อน

ให้ตรวจสอบว่าในเอกสาร PO มีการติ๊กเงื่อนไข "Deposit"/แบ่งจ่ายไว้หรือไม่ หากไม่ได้ติ๊กไว้ ต้องกลับไปแก้ไขเอกสาร PO ให้ติ๊กเงื่อนไขแบ่งจ่าย/Deposit ก่อน จึงจะสามารถค้นหา PO นั้นมาอ้างอิงในการสร้างเอกสาร PA แบบแบ่งจ่ายได้

ระบบจะเริ่มบันทึกมูลค่าสินค้าเข้าคลังเมื่อมีการรับสินค้า (Goods Receipt / GR) เท่านั้น ไม่ใช่ตอนสร้างใบสั่งซื้อ (PO) เอกสาร PO เป็นเพียงเอกสารสำหรับสั่งซื้อสินค้า ยังไม่มีผลต่อจำนวนคงเหลือหรือมูลค่าสินค้าคงคลัง เมื่อบันทึกรับสินค้า (GR) แล้ว ระบบจะนำสินค้าเข้าคลังพร้อมบันทึกต้นทุนตามมูลค่าที่รับเข้า จากนั้นเมื่อนำสินค้าออกไปใช้งานหรือจำหน่าย ระบบจึงตัดต้นทุนออกจากคลังตามวิธีคำนวณต้นทุนที่กำหนดไว้ สามารถดูรายละเอียดต่อได้ที่รายงานสต็อกในเมนูบัญชี

PO ที่ถูกสร้างขึ้นในนามแผนก/ฝ่ายหนึ่ง ผู้ใช้ที่ไม่มีสิทธิ์เข้าถึงแผนกนั้นจะรับ GR ไม่ได้ ต้องให้ผู้มีอำนาจอนุมัติสิทธิ์การเข้าถึงแผนกนั้นให้ก่อน จากนั้นผู้ใช้ที่ได้รับอนุมัติแล้วสามารถเข้าไปเปิดสิทธิ์ของตนเองในระบบได้เอง

การแจ้งเตือนนี้เกิดขึ้นเมื่อ PO ตั้งค่าให้มีการวางเงินมัดจำ (Advance Payment) ไว้ แต่ผู้ใช้พยายามสร้าง GR ก่อนที่จะสร้างเอกสาร PA ตามลำดับที่ระบบกำหนด หากไม่ต้องการสร้างเอกสาร PA จริงๆ ให้แก้ไขที่ PO ต้นทาง: เข้าไปแก้ไข PO ที่ส่วน “ผ่อนชำระเป็นงวด” แล้วยกเลิกการติ๊ก “เป็นเงินมัดจำ” ของงวดนั้น จากนั้นบันทึก PO จึงจะสามารถสร้าง GR ได้โดยไม่ต้องสร้าง PA ก่อน

ไม่ต้องกรอก หากคู่ค้ารายนั้นไม่ได้จด VAT ไว้ตามที่ตั้งค่าในระบบ ระบบจะไม่เปิดให้กรอกเลขที่ใบกำกับภาษีและวันที่ในเอกสาร GR ซึ่งเป็นการทำงานที่ถูกต้องแล้ว สามารถบันทึกรับ GR ต่อได้เลยโดยไม่ต้องกรอกข้อมูลส่วนนี้

ให้ตรวจสอบคอลัมน์วันที่ Retention due (ประกันผลงาน) ในเอกสาร วันที่ดังกล่าวต้องไม่เกิดขึ้นก่อนวันที่สร้างเอกสาร GR ผู้บันทึก GR สามารถแก้ไขวันที่นี้ได้เอง จากนั้นบันทึกเอกสารอีกครั้ง

ไม่สามารถดึงเอกสาร GR ที่ยกเลิกไปแล้วกลับมาใช้ได้ ต้องสร้างเอกสาร GR ฉบับใหม่แทน

สาเหตุคือยอดบริการ/ประกันผลงานที่กรอกไว้เกินยอดรวมสุทธิของเอกสาร GR ให้แก้ไขยอดใหม่ให้ตรงตามที่คู่ค้าวางบิลมา แล้วบันทึกเอกสารอีกครั้ง

เอกสาร GR ที่อนุมัติแล้วจะแก้ไขได้เฉพาะช่อง Qty. (ปริมาณ) เท่านั้น ไม่สามารถแก้ไขราคาในเอกสาร GR ได้โดยตรง เนื่องจากราคาใน GR ต้องตรงตามที่อ้างอิงมาจาก PO เสมอ หากราคาผิด ขั้นตอนแก้ไขที่ถูกต้องคือ 1) ยกเลิกเอกสาร GR ก่อน 2) ถอนอนุมัติเอกสาร PO ต้นทาง 3) แก้ไขราคาต่อหน่วยใหม่ใน PO แล้วอนุมัติใหม่ 4) สร้างเอกสาร GR ใหม่จาก PO ที่แก้ไขแล้ว ส่วนกรณีรับสินค้าไม่ครบตามยอด PO (เช่น ใบกำกับภาษีจริงมาแค่บางส่วน) สามารถปรับปริมาณใน GR ให้เป็นสัดส่วนที่ได้รับจริงได้ (เช่น 50%) โดยไม่ต้องยกเลิกเอกสาร และหากเอกสาร GR ที่ต้องแก้ไขวันที่ถูกอ้างอิงไปทำจ่ายเงินแล้ว ต้องยกเลิกเอกสารจ่ายก่อน จึงจะย้อนกลับมาแก้ไขวันที่ใน GR ได้

ต้องเพิ่มชื่อผู้ถือครองในช่องผู้ถือครองทรัพย์สินให้ครบตามจำนวนทรัพย์สินที่ซื้อ เช่น หากมีทรัพย์สิน 2 รายการในบรรทัดเดียวกัน ต้องระบุชื่อผู้ถือครอง 2 ชื่อในช่องเดียวกัน แล้วบันทึกเอกสาร GR อีกครั้ง

หากเอกสาร GR ถูกอ้างอิงไปแล้วในรายการยื่นภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) จะไม่สามารถยกเลิก GR ได้โดยตรง ต้องถอยการยื่น VAT ของเดือนนั้นออกก่อน จึงจะกลับมายกเลิกเอกสาร GR ได้ ลำดับขั้นตอนคร่าวๆ คือ ถอย VAT ก่อน แล้วจึงยกเลิก GR ถอนอนุมัติ PO และแก้ไขข้อมูลตามต้องการ

เมื่อดึงเอกสาร GR ต้องนำยอดมัดจำจากเอกสาร PA ใส่ในช่องมัดจำของ GR ด้วย โดยใส่เป็นยอดติดลบ เพื่อให้ตัดกับยอดมัดจำ 100% ทำให้ยอดรวมของ GR เป็น 0.00 เอกสารจะไม่ค้างอยู่ในระบบอีก โดยปกติระบบจะแสดงยอดมัดจำให้อัตโนมัติ แต่หากมีการลบยอดมัดจำออกก่อนบันทึกเอกสาร จะต้องกลับมาใส่ยอดนี้เองในภายหลัง

มูลค่าบริการ (Service Value) ในเอกสาร GR ต้องไม่เกินยอด Sub Total ก่อน VAT ของเอกสารนั้น หากกรอกเกินระบบจะไม่ยอมให้บันทึก ให้ปรับยอดมูลค่าบริการให้อยู่ในเกณฑ์ที่กำหนดแล้วบันทึกใหม่

ให้ปลดล็อกงวดบัญชีของเดือนที่เกี่ยวข้องก่อน แล้วเข้าไปแก้ไขเอกสาร GR โดยติ๊กเอา Retention/WHT ที่ผิดออก การแก้ไขลักษณะนี้จะไม่กระทบกับยอดเงินในเอกสาร จากนั้นจึงดึงเอกสารชำระเงิน (PV) ใหม่อีกครั้งให้ตรงกับข้อมูลที่แก้ไขแล้ว

ระบบอ้างอิงจาก "วันที่เอกสาร" (วันที่รับสินค้าที่ผู้ใช้ระบุในเอกสาร GR) ไม่ใช่วันที่สร้างเอกสารจริง การคำนวณมี 2 ขั้นตอน คือ 1) หาวันที่วางบิล โดยดูว่าวันที่เอกสารตรงกับช่วงวันที่ตาม Billing Schedule ที่ตั้งค่าไว้หรือไม่ (เช่น วันที่ 1-4 ของเดือน) ถ้าไม่ตรงจะเลื่อนไปวันวางบิลรอบถัดไป 2) นำวันที่วางบิลบวก Credit Term (เช่น 60 วัน) เพื่อหาวันครบกำหนดชำระ แล้วเทียบกับ Payment Schedule ที่ตั้งไว้ (เช่น วันที่ 15-17 ของเดือน) หากวันที่คำนวณได้ไม่ตรงกับ Payment Schedule ระบบจะเลื่อนไปรอบ Payment Schedule ถัดไปให้อัตโนมัติ

หากมีเอกสารภาษีซื้อ (VAT) ที่อ้างอิงจาก GR นั้นถูกยื่นภาษีไปแล้ว (สถานะ "ยื่นภาษีแล้ว") ระบบจะไม่ให้ยกเลิก GR จนกว่าจะถอยเอกสารภาษีซื้อดังกล่าวออกจากสถานะยื่นภาษีก่อน

สร้างเอกสาร AP โดยกรอกฐานภาษี (tax base) เป็นยอดตั้งต้น แล้วหักฐานภาษีนั้นออกจากตัวมันเอง เหลือเฉพาะจำนวนภาษีศุลกากรที่ต้องชำระจริงเป็นยอดในเอกสาร AP

ไม่สามารถแก้ไขสาขาในรายงานภาษีของเอกสาร (เช่น AP/PV) ที่บันทึกไปแล้วได้ วิธีแก้ไขคือต้องยกเลิกเอกสารเดิม แล้วสร้างเอกสารใหม่โดยเลือกบริษัทและสาขาที่ถูกต้องตั้งแต่ต้น

ระบบมีการป้องกันยอด VAT ที่เกินหรือขาดจากยอดรวมของเอกสาร วิธีแก้ไขคือให้แยกรายการเอกสารออกตามใบกำกับภาษีที่ได้รับแต่ละใบ แทนที่จะรวมยอดในเอกสารเดียว แล้วนำไปทำจ่ายรวมกันที่เอกสาร PV (ใบสำคัญจ่าย) ใบเดียวได้

เมื่อได้รับใบกำกับภาษีแล้ว ให้นำเลขที่ใบกำกับภาษีไปกรอกในเอกสาร AP ฉบับเดิมที่สร้างไว้ก่อนหน้า โดยไม่จำเป็นต้องสร้างเอกสาร AP ใหม่ หากมีการสร้างเอกสาร AP ใหม่ขึ้นมาแล้ว ให้ยกเลิกเอกสาร AP ใหม่นั้นทิ้ง เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดยอดมูลค่าภาษีซ้ำซ้อนในระบบ

หากใช้งานระบบ AP (Accounts Payable) จำเป็นต้องตัดจ่ายด้วยเอกสาร PV ตามขั้นตอนของระบบเท่านั้น ระบบไม่สามารถลบยอดรายการออกจากรายงานยอดคงค้างได้โดยตรง กรณีเป็นยอดยกมาก่อนเริ่มใช้งาน Nested ให้แก้ไขวันที่เอกสารเป็นวันที่ก่อนวันเริ่มบันทึกบัญชีในระบบแทน นอกจากนี้ไม่แนะนำให้บันทึกยอดภาษีด้วยการคีย์ตรงในเอกสาร AP เพราะอาจทำให้ข้อมูลคลาดเคลื่อน ควรสร้างเอกสารให้ครบถ้วนแล้วปล่อยให้ระบบคำนวณมูลค่าภาษีอัตโนมัติ

ระบบป้องกันไม่ให้ยอด WHT ในแต่ละบรรทัดเกินมูลค่ารวมของรายการนั้น หากต้องการแบ่ง WHT หลายรายการ แนะนำให้ปรับแบ่งยอดมูลค่าบริการจากบรรทัดแรกก่อน เพื่อให้มียอดคงเหลือสำหรับแบ่งไปยังรายการอื่นต่อได้

สาเหตุที่พบบ่อยคือคู่ค้าที่ดึงมาใช้ในเอกสารนั้นไม่ได้ตั้งค่าเป็นผู้จดทะเบียน VAT ไว้ในฐานข้อมูลคู่ค้า ทำให้ช่อง VAT ไม่สามารถเลือกได้ ให้ตรวจสอบและแก้ไขข้อมูลคู่ค้าให้ถูกต้องก่อนออกเอกสารใหม่

เข้าเมนู สั่งซื้อ > ซื้อ > รับสินค้า/บริการ แล้วสร้างเอกสารลดหนี้ (ACN) กรอกรายละเอียดใบลดหนี้ (หากลดหนี้เนื่องจากเป็นการซื้อแบบเบิกเงินสดล่วงหน้า ไม่ต้องระบุเลขที่อ้างอิง GR) หากมีการคืนสินค้าและได้รับเงินคืนจากคู่ค้า ให้ติ๊กเลือก “รับเงินคืนสด” ในส่วนภาษี (VAT) ให้กรอกเลขที่ใบลดหนี้และวันที่ใบแจ้งหนี้ ในส่วนการชำระเงินให้เลือกบัญชีธนาคาร เนื่องจากระบบกำหนดให้ยอดเงินที่ได้รับคืนจากใบลดหนี้ต้องโอนเข้าบัญชีธนาคารของบริษัท กรณีบันทึกย้อนหลัง ให้ระบุ “วันที่ Statement” เป็นวันที่พนักงานจะโอนเงินสดที่เบิกล่วงหน้าคืนบริษัทจริง จากนั้นกดบันทึก เอกสารลดหนี้นี้จะปรากฏในรายงานภาษีซื้อเป็นยอดติดลบ

ใช้เอกสารใบลดหนี้ซื้อ (ACN) ในการบันทึก แต่หาก PO ชุดนั้นถูกดึงไปทำจ่ายเงินแล้ว จะไม่สามารถสร้าง ACN ได้อีก ต้องยกเลิกเอกสารจ่ายเงิน (PV) ก่อน เพื่อดึง GR กลับมาทำใบลดหนี้ได้ หากทราบล่วงหน้าว่าจะมีเงินมัดจำ แนะนำให้เปิด PO แบบแบ่งงวดชำระตั้งแต่ต้น เพื่อลดปัญหานี้

ในเอกสาร ACN ต้องเลือก "เหตุผล" ให้ตรงกับสิ่งที่ต้องการแก้ไขก่อน หากต้องการลดปริมาณสินค้า ต้องเลือกเหตุผลที่ระบุว่ากระทบต่อปริมาณสินค้า ไม่ใช่เหตุผลที่กระทบเฉพาะราคา มิฉะนั้นระบบจะไม่ยอมให้แก้ไข/บันทึกช่องปริมาณ และเมื่อเลือกเหตุผลที่กระทบปริมาณแล้ว ระบบจะทำการคืนสต็อกสินค้าให้โดยอัตโนมัติด้วย

เอกสารใบลดหนี้ซื้อ (ACN) ไม่รองรับการเพิ่มรายการสินค้าใหม่เข้าไปในเอกสารเดิม หากต้องการเพิ่มรายการ ต้องถอยเอกสารกลับไปแก้ไขที่ใบรับสินค้า (GR) ต้นทางก่อน แล้วดึงสร้างเอกสาร ACN ใหม่อีกครั้ง

สาเหตุเกิดจากเอกสารลดหนี้ซื้อ (ACN) มียอดลดหนี้มากกว่ายอดรับสินค้าจริงในเอกสาร GR ทำให้ยอดสุทธิที่ต้องจ่ายติดลบ วิธีแก้คือต้องดึงเอกสาร GR มาอ้างอิงคู่กับ ACN ให้ถูกต้องก่อนทำรายการลดหนี้ ไม่ควรปรับยอดลดหนี้เองโดยไม่อ้างอิงยอด GR จริง

ข้อมูล VAT No. สามารถกรอกได้ทั้งในเอกสาร GR หรือ PV แต่ให้เลือกกรอกเพียงเอกสารใดเอกสารหนึ่งเท่านั้น หากมีการใส่ข้อมูล VAT No. ไว้แล้วในเอกสาร GR ระบบจะไม่ให้ใส่ซ้ำในเอกสาร PV ของรายการเดียวกันอีก หากเอกสาร GR ถูกอ้างอิงไปสร้าง PV แล้ว ต้องถอย PV ก่อนจึงจะแก้ไข/เพิ่มข้อมูล VAT ในเอกสารต้นทางได้

วันที่จ่ายในรายการ split payment ต้องอยู่หลังวันที่ของเอกสาร PO ต้นทาง หรือเป็นวันเดียวกันเท่านั้น หากวันที่จ่ายอยู่ก่อนวันที่เอกสาร PO ระบบจะบันทึกไม่ผ่าน ต้องแก้ไขวันที่ split payment ให้ถูกต้องก่อนจึงจะบันทึกได้

การบันทึกปรับปรุงด้วยเอกสาร JV เข้า GL อย่างเดียว จะไม่ทำให้ยอดหายไปจากรายงาน Aging วิธีเดียวที่จะตัดยอดมัดจำ (PA) ออกจากรายงานคงค้างคือต้องรับเอกสาร GR (รับสินค้า) แล้วนำยอดมัดจำมา apply/ตัดออกกับ GR นั้น ทั้งนี้ระบบไม่รองรับการดึง PA ข้ามชุด PO — ต้องใช้ PO เดิมที่ PA อ้างอิงมาเท่านั้นในการสร้าง GR เพื่อตัดยอดมัดจำ หากสร้าง PO ใหม่จะไม่สามารถนำ PA เดิมมาตัดกับ GR ของ PO ใหม่ได้