Question 1

ทำไมขึ้นข้อความ "สินค้าต่อไปนี้ไม่ได้ตั้งค่า GL สำหรับต้นทุน" ตอนสร้างเอกสารขาย.

Accepted Answer

คำเตือนนี้เกิดจากยังไม่ได้กำหนดผังบัญชีในช่อง "GL สำหรับซื้อ" (GL for Cost) ของสินค้านั้น ซึ่งจำเป็นเมื่อบริษัทตั้งค่าระบบบัญชีสินค้าคงคลังแบบ Perpetual (ต้องบันทึกต้นทุนขายทุกครั้งที่มีการขาย) วิธีแก้ไข: เข้าเมนูสินค้า เลือกสินค้าที่แจ้งเตือน กดแก้ไข ไปที่ส่วนข้อมูลสำหรับซื้อ แล้วระบุผังบัญชี "GL สำหรับซื้อ" ให้ครบถ้วน จากนั้นบันทึก

Question 2

วิธีอัพเดทแบบฟอร์มปริ้นและรหัสสินค้าเป็นภาษาอังกฤษ.

Accepted Answer

สำหรับรหัสสินค้า: เข้าเมนูสินค้า เลือกสินค้าที่ต้องการ กดแก้ไข กดลูกศรข้างปุ่มบันทึก เลือก "ภาษา" เปลี่ยนเป็น English แล้วกรอกชื่อ/คำอธิบายเป็นภาษาอังกฤษ จากนั้นบันทึก สำหรับแบบฟอร์มปริ้นของเอกสาร (เช่นใบเสนอราคา/ใบสั่งขาย (SO)) ที่ต้องการพิมพ์เป็นภาษาอังกฤษให้ตรงกับลูกค้า: กรณียังไม่สร้างเอกสาร ให้ไปที่เมนูลูกค้า เลือกลูกค้า กดแก้ไข ตั้งค่าภาษาเป็น English แล้วบันทึก; กรณีสร้างเอกสารแล้ว ให้แก้ไขเอกสารนั้น กดลูกศรข้างปุ่มบันทึก เลือก "แก้ไขข้อมูลลูกค้า" แล้วตั้งค่าภาษาเป็น English และบันทึก

Question 3

ทำไมลบหรือแก้ไขรหัสสินค้าออกจากระบบไม่ได้

Accepted Answer

ระบบไม่มีฟังก์ชันลบรหัสสินค้า เนื่องจากป้องกันปัญหาการลบรหัสสินค้าที่เคยถูกนำไปใช้งานในเอกสารแล้ว ให้ใช้ฟังก์ชัน "ระงับใช้งาน" แทนการลบ นอกจากนี้ รหัสสินค้าที่ถูกนำไปใช้สร้างเอกสารแล้ว (เช่น PO, SO, IV) จะไม่สามารถแก้ไขเปลี่ยนแปลงตัวรหัสได้อีกเช่นกัน

Question 4

1 รหัสสินค้า สามารถผูกราคาขาย/ผู้จัดจำหน่ายได้มากกว่า 1 รายหรือไม่

Accepted Answer

ได้ โดยเข้าไปที่หน้าแก้ไขรหัสสินค้า แล้วเลือกแท็บ "ราคาจำหน่าย/ราคาขายสินค้า" สามารถเพิ่มคู่ค้าได้ทีละราย ทำให้ 1 รหัสสินค้าผูกกับหลายคู่ค้าพร้อมตั้งราคาต่างกันได้

Question 5

สร้างรหัสสินค้าจำนวนมากพร้อมกัน และตอนอัปโหลดต้องระบุ "ประเภทสินค้า"/รหัสสินค้าเองหรือไม่

Accepted Answer

สามารถใช้ Template ของระบบเพื่ออัปโหลดรหัสสินค้าเข้าระบบพร้อมกันจำนวนมากได้ โดยไปที่เมนูอัปโหลดข้อมูลหลัก เลือก "Goods Master" กดดาวน์โหลด Template กรอกข้อมูลให้ครบ แล้วกดปุ่ม "Upload" แนบไฟล์ที่เตรียมไว้ ในไฟล์อัปโหลดต้องระบุ "ประเภทสินค้า" เสมอ มิฉะนั้นจะอัปโหลดไม่สำเร็จ ส่วน "รหัสสินค้า" ไม่ต้องกรอกเอง ระบบจะรันเลขรหัสให้อัตโนมัติ

Question 6

อัปโหลดไฟล์ Excel (เช่น IS/IV/AP) ไม่สำเร็จ ต้องตรวจสอบอะไรบ้าง

Accepted Answer

สาเหตุหนึ่งที่พบบ่อยคือรหัสสินค้าที่ระบุในไฟล์ยังไม่มีการตั้งค่าหน่วยนับ (Unit) ในระบบ ต้องเข้าไปเพิ่มหน่วยนับให้กับรหัสสินค้านั้นก่อน แล้วจึงอัปโหลดไฟล์ใหม่อีกครั้งจึงจะสำเร็จ

Question 7

หน่วยนับเริ่มต้นของสินค้าอ้างอิงจากบรรทัดไหน และสร้างหน่วยนับใหม่แล้วทำไมยังเลือกใช้ในเอกสารไม่ได้

Accepted Answer

ระบบจะจับข้อมูลหน่วยนับที่ใช้แสดงเป็นค่าเริ่มต้นจากบรรทัดแรกในรายการหน่วยนับของสินค้านั้น หากต้องการให้หน่วยใดแสดงเป็นค่าเริ่มต้น ให้นำหน่วยนับนั้นย้ายขึ้นมาเป็นบรรทัดแรก และหน่วยนับในแต่ละบรรทัดต้องไม่ซ้ำกัน หากเพิ่งเพิ่มหน่วยนับใหม่แล้วยังไม่ปรากฏให้เลือกในหน้าสร้างเอกสาร ให้ลองออกจากระบบแล้วเข้าสู่ระบบใหม่ก่อนสร้างเอกสารอีกครั้ง

Question 8

ทำไมสร้าง/บันทึกใบกำกับภาษี (IV) ไม่ได้ ระบบฟ้องปัญหาที่รหัสสินค้า

Accepted Answer

ปัญหานี้เกิดจากรหัสสินค้าที่ใช้ในเอกสารยังไม่ได้กำหนดข้อมูล "GL for Cost (Perpetual)" ไว้ หากบริษัทบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือแบบ Perpetual ต้องให้ผู้มีสิทธิ์แก้ไขรหัสสินค้ากำหนดค่า GL for Cost ในรหัสสินค้านั้นก่อน จึงจะสร้างเอกสาร IV ได้ กรณีไม่ได้ใช้วิธีบันทึกแบบ Perpetual แนะนำเปลี่ยนวิธีบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือเป็น Periodic แทน

Question 9

สินค้าถูกตัดออกจากสต็อกตอนไหน และทำไมยอด "มีจำหน่าย" ติดลบ

Accepted Answer

สินค้าจะถูกตัดออกจากสต็อกเมื่อบันทึกเอกสารใบแจ้งหนี้ (IV) ส่วนยอด "มีจำหน่าย" ที่แสดงในระบบคำนวณจากสูตร สต็อกคงเหลือ − ยอดจอง (SO ที่ยังไม่ได้ดึงออกเป็น IV) ดังนั้นหากมียอดจองมากกว่าสต็อกที่มีอยู่จริง ยอดมีจำหน่ายจะแสดงเป็นค่าติดลบได้ ซึ่งเป็นการแสดงผลที่ถูกต้องตามหลักการคำนวณของระบบ ไม่ใช่ความผิดพลาด

Question 10

ต้องตั้งค่าอะไรในรหัสสินค้าเพื่อให้ดึงไปใช้ในเอกสารและควบคุมการเข้าสต็อกได้ถูกต้อง

Accepted Answer

ในหน้ารหัสสินค้าให้ติ๊กตัวเลือก "สำหรับซื้อ" เพื่อให้สามารถคีย์รหัสสินค้านั้นในเอกสารนำเข้าสินค้าได้ ส่วนการที่สินค้าจะวิ่งเข้าสต็อกหรือไม่ ขึ้นอยู่กับตัวเลือก "ใช้ระบบคลังสินค้า" หากตั้งหน่วยนับไว้เพียงหน่วยเดียว ระบบจะไม่มีหน่วยอื่นให้เลือกในเอกสาร ต้องเพิ่มหน่วยนับเข้าไปในรหัสสินค้าก่อน โดยเรียงลำดับหน่วยนับที่มีขนาดใหญ่ที่สุดไว้บรรทัดบนสุด

Question 11

รายงานสต็อกและข้อมูลความเคลื่อนไหวสต็อก ดูย้อนหลังได้ไกลแค่ไหน และดูแยกตามประเภทสินค้าได้อย่างไร

Accepted Answer

เพื่อรักษาประสิทธิภาพของระบบ รายงานสต็อกจะจำกัดช่วงเวลาการเรียกข้อมูลไว้ครั้งละไม่เกิน 6 เดือน อย่างไรก็ตาม แม้จะเลือกช่วงเวลาได้ไม่เกิน 6 เดือน แต่ยอดคงเหลือสินค้าที่แสดงในรายงานจะยังคงเป็นยอดคงเหลือล่าสุดทั้งหมดเสมอ ไม่ได้จำกัดเฉพาะช่วงเวลาที่เลือก ส่วนหน้ารายละเอียดความเคลื่อนไหวสต็อก (Stock Movement) ค่าเริ่มต้นจะแสดงข้อมูลย้อนหลังเพียง 1 เดือนจากวันที่เรียกดู หากต้องการดูย้อนไกลกว่านั้น (เช่น ตั้งแต่ต้นปี) ต้องแก้ไขช่วงวันที่ในตัวกรองเอง และหากต้องการดูจำนวนสต็อกคงเหลือแยกตามประเภท/หมวดสินค้า หน้าสินค้าปกติจะกรองตามประเภทได้แต่ไม่แสดงจำนวนคงเหลือ ให้ไปเรียกดูที่รายงาน Power BI Stock แทน

Question 12

ระบบยอมให้สต็อกติดลบหรือไม่

Accepted Answer

ระบบไม่มีการตั้งค่าให้สต็อกติดลบได้ เนื่องจากเป็นการออกแบบของระบบโดยตั้งใจ เพื่อป้องกันปัญหาการทำงาน หากไม่มีสินค้าอยู่ในสต็อกจริง ฝ่ายขายหรือฝ่ายคลังจะไม่สามารถออกเอกสารต่อในระบบได้ ต้องรับสินค้าเข้าระบบก่อนจึงจะออกเอกสารต่อไปได้ ซึ่งอาจทำให้งานล่าช้าในบางกรณีที่สินค้ายังไม่เข้าคลัง

Question 13

ทำไมยอดสต็อก/รายงานสต็อกไม่อัปเดตทันที และต้องทำอย่างไรให้ข้อมูลถูกต้อง

Accepted Answer

เนื่องจากข้อมูลสต็อกสินค้ามีจำนวนมาก การอัปเดตข้อมูลแบบ Real-time จะกระทบประสิทธิภาพของระบบ ระบบจึงออกแบบให้รายงานสต็อกอัปเดตผ่านการรันแบบอัตโนมัติทุกเที่ยงคืน หากต้องการให้ข้อมูลถูกต้องทันที (เช่น หลังแก้ไขรายการที่กระทบสต็อก หรือหลังยกเลิกเอกสารรับสินค้า) ให้กดปุ่ม "คำนวณใหม่" (Recalculate Stock) ซึ่งอยู่บริเวณมุมขวาบนของหน้าจอสินค้าในคลัง โดยทำได้ 2 วิธี คือ 1) คำนวณใหม่แบบรายตัว เลือกทีละรหัสสินค้า/ทีละคลังสินค้า หรือ 2) กดคำนวณสต็อกทั้งหมดแบบรวม แนะนำให้กดเฉพาะรหัสสินค้าที่ต้องการใช้งานเร่งด่วนก่อน ส่วนรายการอื่นระบบจะคำนวณให้อัตโนมัติในรอบเที่ยงคืน

Question 14

ทำไมขายสินค้าไปแล้วแต่สินค้าไม่ถูกตัดออกจากสต็อก

Accepted Answer

หากตอนสร้างเอกสาร (เช่น SO, IV) ไม่ได้เลือกรายการจาก "รหัสสินค้า" ในระบบจริง แต่พิมพ์ชื่อ/รหัสสินค้าขึ้นมาเองแบบ Free Text ระบบจะไม่ตัดสต็อกและไม่นำรายการนั้นเข้ารายงานสต็อกให้ วิธีสังเกตว่ารายการใดตัดสต็อกจริง คือ รายการนั้นจะมีรายละเอียด (detail) แสดงเป็นข้อความสีเทาเล็กๆ ใต้ชื่อสินค้า หากไม่มีแสดงว่าไม่ได้ดึงจากรหัสสินค้าในระบบ ปัญหาเดียวกันนี้อาจเกิดได้ทั้งฝั่งซื้อและฝั่งขาย เช่น การคีย์รหัสสินค้าแบบ Free Text ตอนบันทึกเอกสารซื้อเข้าก็ทำให้รายการซื้อกับรายการขายของสินค้าเดียวกันไม่ถูกจับคู่กันเช่นกัน วิธีแก้ไขกรณีเอกสารออกไปแล้ว คือต้องยกเลิกเอกสารที่เกี่ยวข้อง แล้วแก้ไขเอกสารต้นทางให้ดึงรหัสสินค้าจาก Master Data ใหม่ให้ถูกต้อง ทางที่ดีควรเลือกรหัสสินค้าจากรายการ Master ที่มีอยู่แล้วเสมอเมื่อบันทึกเอกสาร ไม่ควรพิมพ์เอง

Question 15

ยกเลิกเอกสาร IV เพื่อแก้ไข SO แล้วดึงเอกสารกลับมา ทำไมสต็อกไม่วิ่งตาม

Accepted Answer

หลังดึงเอกสาร IV กลับมาแล้ว ให้ใช้งานฟังก์ชัน "Update from SO" ในเอกสาร IV จากนั้นบันทึกเอกสาร IV ซ้ำอีกครั้ง ระบบจะรีเฟรชข้อมูลและ IV จะไปแสดงในรายงานสต็อกให้ถูกต้อง หากเดือนที่เกี่ยวข้องได้ยื่นภาษี VAT ไปแล้ว จำเป็นต้องถอนการยื่นภาษี VAT ของเดือนนั้นก่อน จึงจะสามารถอัปเดตข้อมูลใน IV ได้

Question 16

ทำไมออกใบลดหนี้ (CN) แล้วสินค้าไม่กลับเข้าสต็อก

Accepted Answer

หากเอกสาร CN เลือกเหตุผลการลดหนี้ที่เกี่ยวกับ "ราคา" (price adjustment) จะไม่กระทบกับสต็อกสินค้า หากต้องการให้ CN กระทบสต็อก (สินค้ากลับเข้าคลัง) ต้องเลือกเหตุผลการลดหนี้ประเภทที่เกี่ยวกับการคืนสินค้าแทน

Question 17

ต้องการเปลี่ยนรหัสสินค้าเดิมเป็นรหัสใหม่ พร้อมยกยอดสต็อกคงเหลือ ทำอย่างไร

Accepted Answer

ขั้นตอนที่แนะนำมีดังนี้

1. สร้างรหัสสินค้าใหม่เข้าระบบก่อน (อัปโหลดรหัสสินค้า)

2. ยกยอดสินค้าคงเหลือไปยังรหัสใหม่โดยอัปโหลดผ่านเอกสาร Goods Inbound (GI) กำหนดวันที่ให้ตรงกับเอกสาร GO ที่จะทำในขั้นถัดไป

3. ปรับยอดสินค้าคงเหลือของรหัสเดิมให้เป็น 0 โดยอัปโหลดผ่านเอกสาร Goods Outbound (GO) กำหนดวันที่ให้ตรงกับ GI

4. เมื่อยอดรหัสเดิมเป็น 0 แล้ว จึงระงับการใช้งาน (Inactive) รหัสสินค้าเดิมได้ ทั้งนี้เอกสาร Goods Transfer (GT) ใช้สำหรับย้ายสินค้าระหว่างคลังสินค้าเท่านั้น ไม่สามารถใช้สำหรับยกยอดจากรหัสเดิมไปยังรหัสใหม่ได้

Question 18

เอกสาร GO ทำไมไม่มีราคาต่อหน่วยขึ้นมาให้ทันที ต้องกรอกเองหรือไม่

Accepted Answer

เอกสาร GO ผู้ใช้ระบุเพียงปริมาณสินค้าที่ต้องการปรับปรุงเท่านั้น ราคาต่อหน่วยระบบจะดึงมาจากรายงานสต็อกให้อัตโนมัติ โดยราคานี้จะปรากฏขึ้นมาให้เห็น "หลังจากบันทึกเอกสาร GO" แล้ว ไม่ใช่ก่อนบันทึก

Question 19

ทำไมบางครั้งเอกสาร GO ไม่ดึงต้นทุนอัตโนมัติมาแสดง ต้องกรอกตัวเลขต้นทุนเอง

Accepted Answer

กรณีที่เอกสาร GO ไม่แสดงต้นทุนอัตโนมัติให้ อาจเกิดจากเอกสารรับสินค้าเข้า (GI) ก่อนหน้าไม่ได้ระบุราคาสินค้าไว้ ทำให้ไม่มีต้นทุนให้ระบบดึงมาแสดงในเอกสาร GO ที่ตามมา ควรตรวจสอบและแก้ไขเอกสาร GI ที่เกี่ยวข้องให้กรอกราคาสินค้าครบถ้วน

Question 20

ทำเอกสาร GR หรือ GI แล้วสินค้าไม่เข้าสต็อก เกิดจากอะไร

Accepted Answer

ให้ตรวจสอบการตั้งค่า 4 จุด ได้แก่

(1) บริษัทเปิดใช้บริการคลังสินค้าแล้วหรือไม่

(2) "ที่อยู่การจัดส่ง" ที่ใช้ในเอกสารตั้งเป็นบริการคลังสินค้าหรือไม่

(3) รหัสสินค้านั้นติ๊ก "ใช้ระบบคลังสินค้า" แล้วหรือไม่

(4) เอกสาร GI ติ๊ก "กระทบต่อสต็อก" แล้วหรือไม่ เมื่อแก้ไขครบทั้ง 4 จุดแล้ว ให้กดบันทึกเอกสารใบเดิมซ้ำ (ไม่ต้องสร้างเอกสารใหม่) จากนั้นไปที่เมนูสต็อกและกด "คำนวณใหม่" เพื่ออัปเดตยอด

Question 21

ปรับปริมาณสินค้ากับปรับต้นทุนสินค้า ใช้เอกสารเดียวกันหรือไม่ และปรับต้นทุนโดยอ้างอิงจาก CV ได้หรือไม่

Accepted Answer

การปรับปริมาณสินค้าคงคลังกับการปรับปรุงต้นทุนสินค้าเป็นคนละเอกสารแยกกัน หากต้องการปรับต้นทุนสินค้า ให้ใช้เอกสาร GC (ปรับปรุงต้นทุน) แยกต่างหากจากเอกสารปรับปริมาณ ทั้งนี้ ปัจจุบันเอกสาร GC ยังไม่รองรับการดึงข้อมูลโดยอ้างอิงจากเลขที่เอกสาร CV (หากใส่เลข CV ระบบจะไม่ดึงเอกสารขึ้นมาให้)

Question 22

เวลาตัดจ่ายสินค้า ระบบเลือกตัดต้นทุนจากล็อตไหนก่อน เมื่อรับเข้าหลายล็อตราคาต่างกัน

Accepted Answer

ระบบตัดสต็อกออกตามหลัก FIFO (First In First Out) คือไล่ตัดตามลำดับล็อตที่รับเข้าก่อน ไม่ได้อิงตามวันที่ผู้ใช้เลือกอ้างอิงเอง หากล็อตแรกถูกตัดไปแล้วบางส่วนหรือทั้งหมดจากรายการก่อนหน้า (เช่น การขาย/IV) เมื่อทำเอกสารเบิก (GO) ครั้งถัดไป ระบบจะดึงต้นทุนจากล็อตถัดไปตามลำดับที่ยังมีเหลือมาแสดง หากต้องการให้กลับไปใช้ต้นทุนของล็อตแรก ต้องยกเลิกเอกสารขายที่ตัดล็อตแรกไปก่อน เพื่อให้สต็อกของล็อตนั้นกลับมา แล้วจึงทำเอกสารเบิกก่อนออกเอกสารขายใบใหม่

Question 23

เอกสาร GT (โอนย้ายสินค้าระหว่างสาขา/คลัง) ทำไมต้นทุนสินค้าไม่วิ่งตามไป

Accepted Answer

หากสต็อกคงเหลือของสินค้ารายการนั้น ณ ก่อนทำเอกสาร GT มีค่าเป็น 0.00 ระบบจะไม่สามารถกำหนดหรือคำนวณราคาต้นทุนต่อหน่วยให้กับรายการที่โอนย้ายได้ ทำให้ต้นทุนสินค้าไม่ปรากฏในเอกสาร GT นั้น

Question 24

เอกสาร GT โอนย้ายสินค้าระหว่างคลัง คำนวณต้นทุนอย่างไร.

Accepted Answer

ระบบจะคำนวณต้นทุนสินค้าที่โอนย้ายระหว่างคลังให้อัตโนมัติตามวิธี FIFO หรือ Average Cost (ตามวิธีคำนวณต้นทุนที่ตั้งค่าไว้ที่สินค้า) และแสดงมูลค่าสินค้าที่โอนย้ายในรายงานสต๊อก

Question 25

สร้างคลังสินค้าใหม่แล้ว ทำไมพนักงานโอนย้ายสินค้า/ออกเอกสารไม่ได้

Accepted Answer

หลังจากสร้างคลังสินค้าใหม่แล้ว ต้องเข้าไปที่หน้าแก้ไขข้อมูลบริษัทเพื่อสร้าง "สถานที่ส่งของ" (Delivery Location) เพิ่มอีกหนึ่งขั้นตอน เพื่อให้ระบบมีที่อยู่ผูกกับคลังสินค้านั้น จึงจะสามารถใช้ในการโอนย้ายสินค้าและออกเอกสารที่เกี่ยวข้องได้

Question 26

วิธีตั้งค่าคลังเก็บสินค้าและที่ตั้งแบบครบวงจร

Accepted Answer

(1) เข้าเมนูคลังสินค้า เลือกสินค้าคงคลัง

(2) กรณีสร้างใหม่กด “สร้างคลังสินค้า” หรือกรณีมีอยู่แล้วกดปุ่มดำเนินการเลือก “แก้ไข”

(3) กรอกแท็บ 1 “สร้างคลังเก็บสินค้า” แล้วบันทึก

(4) ตั้งค่าแถว ชั้นวาง หรือที่ตั้งสินค้าที่แท็บย่อย 2 “ที่ตั้ง” โดยกดปุ่มดำเนินการเพื่อเพิ่มระดับที่ตั้งได้

(5) ตั้งค่าที่อยู่จัดส่งได้ที่เมนู ตั้งค่าระบบ > บริษัท กดปุ่มดำเนินการ แล้วไปแท็บ 3 “สถานที่ส่งของ” เพื่อผูกคลังสินค้าและบันทึก — การตั้งค่านี้จะถูกใช้อัตโนมัติเมื่อสร้างใบแจ้งหนี้หรือใบสั่งขายที่ระบุที่อยู่จัดส่งและที่ตั้งสินค้า และจะแสดงในรายงานสต๊อกเพื่อการติดตาม

Question 27

วิธี Inactive คลังสินค้าที่ไม่ใช้งานแล้ว

Accepted Answer

สามารถตั้งค่าคลังสินค้าที่ไม่ใช้งานแล้วให้เป็นสถานะ "Inactive" ได้จากหน้าจัดการคลังสินค้า เมื่อตั้งค่าแล้วคลังสินค้านั้นจะไม่ถูกแสดงเป็นตัวเลือกในเอกสารต่างๆ (เช่น ใบเสนอราคา) อีกต่อไป

คลังสินค้า

ภาพรวม

สินค้า

สต๊อก

คลัง/ที่ตั้ง