การขาย

เอกสารใบกำกับภาษี (IV/IS) และใบเสร็จรับเงิน (RV/RS) เป็นเอกสารทางบัญชีและภาษี เมื่อออกเอกสารแล้วระบบจะอ้างอิงตามวันที่ในเอกสารทันที ระบบยังไม่รองรับการจองคู่ค้าหรือการเปิดเลขที่เอกสารค้างไว้ล่วงหน้า หากมีการขอแก้ไขรายการจากลูกค้าภายหลัง แนะนำให้ออกเอกสารใหม่ หรือออกใบลดหนี้ (CN) เพื่อปรับปรุงยอดแทนการแก้ไขเอกสารเดิม

ช่องค้นหาหลักในหน้าเอกสาร จะจับข้อมูลเป็นวงกว้าง รวมถึงข้อความในช่องหมายเหตุของเอกสารด้วย จึงอาจทำให้ผลลัพธ์ไม่ตรงหรือค้นหาชื่อบริษัทไม่เจอ แนะนำให้ใช้ตัวกรอง (filter) "Customer name" แทนการพิมพ์ในช่องค้นหาทั่วไป จะได้ผลลัพธ์ที่ตรงและครบถ้วนกว่า

ช่องอีเมลถือเป็นข้อมูลสำคัญที่ระบบบังคับให้กรอก หากลูกค้ารายนั้นไม่มีอีเมลจริง สามารถใส่เครื่องหมาย "-" ในช่องอีเมลแทนได้

ให้เปิดแก้ไขเอกสารที่ต้องการ แล้วเลือกฟังก์ชัน "Update Customer Info" (อัปเดตข้อมูลลูกค้าเฉพาะในเอกสาร) จากนั้นแก้ไขข้อมูล เช่น ชื่อ/เลขสาขา แล้วกดบันทึกและพิมพ์เอกสารใหม่ วิธีนี้จะแก้ไขข้อมูลเฉพาะในเอกสารนั้นโดยไม่กระทบฐานข้อมูลลูกค้าหลัก สำหรับช่อง Branch No. ให้ใส่เลขสาขาของคู่ค้า (เช่น 00001) ส่วนช่องชื่อสาขาหากไม่ต้องการระบุ สามารถเว้นว่างหรือใส่เครื่องหมาย "-" ได้

ให้พิมพ์ ****** ในช่อง "รายการ" ตามด้วยข้อความคำอธิบายที่ต้องการ แล้วกดปุ่ม Tab บนคีย์บอร์ด ระบบจะแสดงบรรทัดนั้นเป็นคำอธิบายหรือบรรทัดว่างแทนรายการสินค้า/บริการปกติ

สามารถทำได้โดยไม่ต้องคีย์รายการใหม่ทั้งหมด ตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. เปิดแก้ไขเอกสาร QT ต้นฉบับ

2. กดปุ่มดำเนินการ (ปุ่มลูกศรข้างปุ่มบันทึก) แล้วเลือก "สำเนา" 3. เปลี่ยนชื่อบริษัท/ลูกค้าในเอกสารที่สำเนาออกมาเป็นรายที่ต้องการ แล้วบันทึกเป็นเอกสารใหม่

สามารถทำได้ โดยในการสร้าง SO ใบแรกให้รับปริมาณสินค้าเพียงบางส่วน (ไม่รับเต็มจำนวนตาม QT) เพื่อให้ยังมีปริมาณคงเหลือสำหรับดึงไปสร้าง SO ใบถัดไปที่อ้างอิง QT ใบเดิมได้อีก วิธีนี้ยังใช้แยกใบสั่งขายตามใบสั่งซื้อ (PO) ของลูกค้าแต่ละใบได้ โดยควรแบ่งรายการสินค้าในเอกสาร QT ให้ตรงกับรายการใน PO ของลูกค้าไว้ตั้งแต่ต้น

ใช้หน้า Global search แล้วกรอง (filter) เลือกเฉพาะประเภทเอกสาร QT จากนั้นค้นหาด้วยรหัสสินค้าที่ต้องการ ระบบจะแสดงรายการใบเสนอราคาทั้งหมดที่มีสินค้ารหัสนั้นอยู่

เมื่อรายการในเอกสาร QT ถูกนำไปสร้างใน SO แล้ว จะไม่สามารถปรับแก้จำนวนหรือราคาในเอกสาร QT ได้อีก หากจำเป็นต้องแก้ไข ต้องยกเลิก (ถอย) เอกสาร SO ก่อน จึงจะกลับไปแก้ไขจำนวน/ราคาในเอกสาร QT ได้ สำหรับรายการที่ยังไม่ถูกนำไปสร้าง SO ยังคงแก้ไขได้ตามปกติ

Nested ปรับปรุง 3 จุด:

(1) เปลี่ยนวิธีคำนวณจาก "คำนวณต่อรายการ" เป็นคำนวณตาม Cost Center (เช่น ชื่องานแต่ละหลัง) เพื่อลดปัญหาเศษทศนิยมคลาดเคลื่อนจากยอดก่อน VAT (เช่น 15,566.30 × 5% = 778.32)

(2) เปลี่ยนช่อง "ครบกำหนดประกัน" จากเลือกเป็นรายเดือน/รายปี เป็นการระบุวันที่ที่ชัดเจน เพื่อลดความคลาดเคลื่อนระหว่างวันครบกำหนดจริงกับที่บันทึกไว้

(3) เปลี่ยนรูปแบบใบตารางประกันผลงานให้แสดงเลขที่ PO และรหัส Cost Center แทนรายละเอียดรายการสินค้า เพื่อช่วยคู่ค้าตรวจสอบและบริษัทติดตามงานได้ถูกต้องครบถ้วน (อัปเดต 13/12/2024)

(1) เข้าเมนู ตั้งค่า > บริษัท > ตั้งค่าบัญชี ในหัวข้อ "Cost Center; สร้างอัตโนมัติจาก" เลือก "ใบสั่งขาย" แล้วบันทึก

(2) เข้าเมนู บัญชี > งบประมาณ > Cost Center (แท็บที่ 1)

(3) กดดรอปดาวน์เลือกสาขา (เช่น "HQ") แล้วกดแก้ไขสาขานั้น

(4) กดปุ่ม "Sync CC for SO/unit(RE) previous" แล้วบันทึก ระบบจะสร้างเลข Cost Center จากเลขที่ SO ให้อัตโนมัติภายใน 2-3 ชั่วโมงหลังบันทึกสำเร็จ

ระบบล็อกไว้ไม่ให้สร้างเอกสารใบแจ้งหนี้ (IV/IS) หรือใบรับเงินมัดจำ (AI) ขึ้นตรงได้ ต้องสร้างเอกสารใบสั่งขาย (SO) ก่อนเสมอ แล้วจึงดึงข้อมูลจาก SO ไปออกเอกสารดังกล่าวต่อไป

สาเหตุมักเกิดจากเอกสารใบสั่งขาย (SO) ต้นทางดึงรหัสสินค้ามาโดยไม่มีข้อมูลคลังสินค้า/สินค้าคงเหลือกำกับไว้ในบรรทัดรายการ ทำให้เอกสารที่ตามมา (IV, RV) ไม่ตัดสต๊อกตาม แนวทางแก้ไขคือถอยเอกสารตามลำดับ RV > IV > SO แล้วดึงรหัสสินค้าใหม่ให้แสดงรายละเอียดคลังสินค้าและสินค้าคงเหลือให้ครบถ้วนก่อนออกเอกสารต่อ

การแก้ไขระยะเวลาเครดิตที่ฐานข้อมูลลูกค้าจะไม่ย้อนไปอัปเดตเอกสารที่สร้างไว้ก่อนหน้าโดยอัตโนมัติ ต้องเข้าไปแก้ไขในเอกสารนั้น ๆ เอง ตามขั้นตอน

1. เปิดแก้ไขเอกสาร (เช่น QT หรือ SO) ที่ต้องการ

2. กดปุ่ม "..." แล้วเลือก "แก้ไขข้อมูลลูกค้า" 3. แก้ไขระยะเวลาเครดิตให้ถูกต้อง

4. กดบันทึก

5. เปิดเอกสารนั้นอีกครั้งเพื่อพิมพ์ใหม่ แบบฟอร์มพิมพ์จะแสดงค่าที่แก้ไขแล้ว

สามารถดึงคืน (Recall) เอกสาร SO ที่ถูกยกเลิกกลับมาได้ แต่ต้องเปิดสิทธิ์ "Recall from cancel" ให้กับบทบาท (role) ของผู้ใช้งานก่อน โดยผู้ดูแลระบบทำตามขั้นตอน

1. เข้าเมนู "Setting" 2. เลือก "Advance Setting" 3. เลือก role ที่เกี่ยวข้อง แล้วกดแก้ไข role

4. ค้นหาหัวข้อ "Sales Order" แล้วเปิดสิทธิ์ "Recall from cancel" 5. บันทึก role จากนั้นให้ผู้ใช้งาน login เข้าระบบใหม่เพื่อรีเฟรชสิทธิ์ จึงจะเห็นตัวเลือก Recall SO ที่ถูกยกเลิกได้

หาก SO ยังไม่ถูกดึงไปออกใบแจ้งหนี้ (IV) ครบและไม่ได้ใช้งานต่อแล้ว สามารถทำได้ 2 วิธี คือ

(1) ยกเลิกเอกสาร SO หรือ

(2) ติ๊กเลือก "ดำเนินการครบแล้ว" ในเอกสาร SO ทั้งสองวิธีจะทำให้ SO นั้นไม่ถูกนับเป็นเอกสารค้างอีกต่อไป กรณีที่ SO ถูกรับ IV ไปแล้วบางส่วนและไม่สามารถยกเลิกได้ ให้ใช้ตัวเลือก "ปิด" เอกสารแทน (ปุ่มดำเนินการข้างปุ่มบันทึก) ซึ่งการปิดเอกสารจะไม่กระทบต่อรายงานสรุปยอดย้อนหลัง ยอด SO ที่เคยเปิดไว้ในเดือนก่อนหน้ายังคงแสดงตามปกติ นอกจากนี้ระบบยังมีกลไกป้องกันไม่ให้รับเงิน (RC) เกินยอดที่ตั้งไว้ใน SO หากพบว่า SO ถูกรับ RC ครบยอดแล้วแต่ยังค้างในระบบ (ไม่ Full) ให้ปิด SO นั้นก่อน จึงจะสร้างใบแจ้งหนี้ต่อได้

ปัจจุบันระบบยังไม่รองรับการพิมพ์เอกสาร SO หลายฉบับพร้อมกันในครั้งเดียว ต้องพิมพ์ทีละฉบับ

ระบบไม่เปิดช่องให้แก้ไขชื่อลูกค้าในเอกสาร SO/IV ที่ถูกอ้างอิงต่อกันแล้ว เพื่อป้องกันการแก้ไขข้อมูลย้อนหลัง แม้จะยกเลิกเอกสารที่อ้างอิง (เช่น IV) ไปแล้ว เอกสารต้นทาง (SO) ก็ยังคงสถานะถูกอ้างอิงอยู่ ไม่สามารถแก้ไขชื่อลูกค้าต่อได้ ต้องยกเลิกเอกสาร SO เดิม แล้วสำเนาหรือสร้างเอกสารใหม่พร้อมระบุชื่อลูกค้าให้ถูกต้อง

ระบบออกแบบให้กำหนดเงื่อนไขการหัก ณ ที่จ่ายได้ตั้งแต่เอกสารใบสั่งขาย (SO) เพื่อป้องกันความเข้าใจผิดกับลูกค้าในภายหลัง หากไม่ได้เลือกไว้ตั้งแต่ SO ยังสามารถกำหนดเพิ่มได้ที่เอกสารใบเสร็จรับเงิน (RV) ภายหลังได้เช่นกัน

ให้ดำเนินการตามลำดับ

1. ยกเลิกเอกสารใบเสร็จรับเงิน (RS) ที่อ้างอิงจาก IS นั้นก่อน

2. กลับไปที่เอกสาร IS แล้วเลือกคำสั่ง "Update from sales order" 3. ข้อมูล VAT ใน IS จะเปลี่ยนตามข้อมูลล่าสุดใน SO ให้อัตโนมัติ

ทำได้ เมื่อดึงเอกสาร SO ไปออกใบแจ้งหนี้ สามารถแบ่งรับเพียงบางส่วน (เช่น 50%) ได้โดยไม่ต้องผ่านระบบรับเงินมัดจำ (AI) วิธีทำคือตอนออกเอกสารใบแจ้งหนี้ ให้ปรับจำนวน (quantity) ต่อรายการให้เหลือตามสัดส่วนที่ต้องการรับก่อน (เช่น 50% ของจำนวนใน SO)

เมื่อออก IV เพื่อรับสินค้า/เรียกเก็บเพียงบางส่วนของ SO ระบบจะแสดงยอดหักมัดจำเต็มจำนวนให้ก่อนโดยอัตโนมัติ ผู้ใช้งานสามารถเข้าไปปรับยอดหักมัดจำในเอกสาร IV เองให้สอดคล้องกับยอดที่เปิดจริงให้ไม่ติดลบได้

วันที่เอกสาร AI ต้องไม่เกิดขึ้นก่อนวันที่เอกสาร SO ที่เกี่ยวข้อง หากต้องการแก้ไขวันที่รับชำระ (Statement date) ของ AI ให้ตรงกับวันที่รับเงินจริง และ AI นั้นถูกตัดกับ IV ที่ออกภายหลังหลายใบ จำเป็นต้องแก้ไขวันที่เอกสาร AI ให้อยู่ก่อนวันที่ IV ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดก่อน จึงจะสามารถอัปเดต Statement date ต่อได้ และเมื่อแก้ไขวันที่ AI ไปแล้ว จะไม่สามารถย้อนกลับไปเป็นวันที่เดิม (เดือนเดิม) ได้อีก จึงควรตรวจสอบให้ถูกต้องก่อนบันทึก

ช่อง CC ในเอกสาร RC และ GO จะดึงข้อมูลได้จากเลขที่ใบสั่งขาย (SO) เท่านั้น ไม่สามารถจับข้อมูลจากเอกสาร RC ได้โดยตรง สำหรับกรณีขายไม่มี VAT ที่ใช้ RC แทน SO และต้องการคุมต้นทุนตาม cost center แนะนำขั้นตอน: 1) สร้างศูนย์ต้นทุนใหม่ที่เมนู รายงานบัญชี > งบประมาณ > แท็บศูนย์ต้นทุน 2) เมื่อสร้าง RC ให้กำหนด CC ที่ต้องการเอง 3) เมื่อสร้าง GO ให้กำหนด CC เดียวกันกับที่ตั้งไว้ใน RC ทางเลือกที่เป็นมาตรฐานกว่าคือสร้าง SO ก่อน เพื่อให้ระบบสร้าง CC อัตโนมัติ แล้วอ้างอิง SO มาสร้าง RC ต่อ (เมื่อสร้าง RC จาก SO ระบบจะดึงค่า CC มาจาก SO ต้นทางให้อัตโนมัติ)

ทำได้ 3 วิธี:

(1) ติ๊กเลือกหลายรายการในหน้าลิสต์ แล้วกดปุ่มดำเนินการ "..." เลือก ยกเลิก และยืนยัน

(2) เลือกใบแจ้งหนี้ทีละใบในหน้าลิสต์ กดปุ่ม "..." เลือก ยกเลิก และยืนยัน

(3) เข้าไปที่หน้าเอกสาร กด "..." เลือก แก้ไข แล้วกดลูกศร "v" ข้างปุ่มบันทึก เลือก ยกเลิก หมายเหตุ: หากเอกสารถูกยกเลิกไปแล้วหรือถูกอ้างอิงไปสร้างเอกสารอื่นแล้ว ระบบจะไม่แสดงปุ่มยกเลิกให้เลือก

มักเกิดเมื่อเลือก "ราคารวม VAT = ไม่" ตอนอัปโหลด วิธีแก้: เปลี่ยนไปเลือก "ราคารวม VAT = ใช่" (กำหนดจำนวนเงินของเอกสารเป็นจำนวนเต็ม) เมื่อตั้งค่านี้แล้วระบบจะล็อกยอดคำนวณ VAT และยอดรวมสุทธิจะไม่มีเศษสตางค์คลาดเคลื่อนอีก

เกิดจากยังไม่ได้ใส่โค้ดในเทมเพลตอัปโหลด Invoice วิธีแก้: เข้าไปที่เทมเพลตอัปโหลด Invoice หาคอลัมน์ "เลขที่ใบกำกับภาษี (VAT no.)" แล้วใส่โค้ด [INVOICE-DOC-NO] ลงในคอลัมน์นั้น เมื่อใส่โค้ดแล้วระบบจะแสดงข้อมูลเลขที่ใบกำกับภาษีให้อัตโนมัติ หากไม่ใส่โค้ดนี้ ช่อง VAT no. ในเอกสารจะว่างเปล่า

ไปที่เมนู ขาย > ขาย > ใบแจ้งหนี้ จากนั้นกดปุ่มดำเนินการ "..." ที่เอกสารที่ต้องการ แล้วเลือก "สร้างใบวางบิล" ได้ทันที

ราคาสินค้าจะถูกกำหนดมาตั้งแต่ขั้นตอนใบสั่งขาย (SO) และระบบจะล็อกฟิลด์ที่ฝ่ายขายยืนยันกับลูกค้าแล้ว เช่น ราคา ไม่ให้ฝ่ายบัญชีแก้ไขที่เอกสารใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จได้อีก หากต้องการเพิ่มหรือลดราคา/ปริมาณ ต้องออกใบเพิ่มหนี้ (DN) หรือใบลดหนี้ (CN) แทน ตามหลักเกณฑ์ที่กรมสรรพากรกำหนด ฟังก์ชัน "ออกเอกสารใหม่" (Reissue) ก็ไม่สามารถใช้แก้ไขราคาได้เช่นกัน

ต้องยกเลิกเอกสารที่ออกทีหลังสุดก่อนเสมอ จึงจะย้อนไปแก้ไขเอกสารต้นทางได้ เช่น หากมี IS และ RS ต่อกันแล้ว ต้องยกเลิก RS ก่อน จึงจะแก้ไขรายการใน IS ได้ ยกเว้นการแก้ไขเฉพาะ GL รหัสบัญชีหรือหมายเหตุ ที่ไม่กระทบยอดราคาสินค้า สามารถแก้ไขได้โดยไม่ต้องยกเลิกเอกสารที่ตามมา

ระบบยังไม่รองรับการใช้รหัสสินค้าซ้ำกันในเอกสารเดียวกัน หากเป็นรหัสสินค้าเดียวกันและคลังเดียวกัน ต้องรวมจำนวนไว้ในบรรทัดเดียวกันแทนการแยกเป็นสองบรรทัด

เอกสารใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี (RS) เป็นเอกสารหลักฐานแสดงยอดเงินสุทธิที่ได้รับชำระจริงตามใบแจ้งหนี้ 1 ฉบับ ระบบจึงบันทึกรายการรับเงินเป็นยอดรวมเพียงรายการเดียว ส่วนรายละเอียดการแยกราคาสินค้าและบริการจะแสดงอยู่ในเอกสารใบแจ้งหนี้แทน ถือเป็นการออกแบบตั้งใจของระบบ ไม่ใช่ข้อผิดพลาด

หากเอกสาร IV ถูกดึงไปทำ Reissue (ออกเอกสารใหม่) แล้ว จะไม่สามารถยกเลิกเอกสารต้นฉบับนั้นได้อีก ข้อมูลสต๊อกจะยังคงค้างอยู่กับเอกสารเดิมซึ่งถือว่าระบบทำงานถูกต้อง ไม่ใช่ข้อผิดพลาด หากต้องการแก้ไขยอดของเอกสารที่เกิดจากการ Reissue ผิดพลาด (เช่น ราคาผิด) ต้องออกเอกสารใบลดหนี้ (CN) เพื่อปรับยอดแทน ไม่สามารถยกเลิกเอกสารที่เกิดจาก Reissue ได้โดยตรง

ไม่ได้ ระบบกำหนดให้ 1 เอกสารใบลดหนี้ (CN) อ้างอิงและออกได้ต่อ 1 เอกสารใบแจ้งหนี้ (IV) เท่านั้น หากต้องการลดหนี้หลายใบแจ้งหนี้ ต้องแยกออกเป็นเอกสาร CN หลายใบตามจำนวน IV

หากเอกสารใบสั่งขาย (SO) มีวันที่หลังเอกสารใบแจ้งหนี้ (IV) ที่อ้างอิงมาจาก SO นั้น จะทำให้ไม่สามารถ Recall เอกสาร IV ได้ เนื่องจากตามขั้นตอนการทำงานที่ถูกต้อง เอกสารใบสั่งขายไม่ควรมีวันที่หลังเอกสารใบแจ้งหนี้ วิธีแก้คือปรับวันที่ในเอกสาร SO หรือ IV ให้เป็นวันเดียวกัน (หรือให้ SO มาก่อน) จากนั้นจึงจะสามารถ Recall IV ได้อีกครั้ง

เอกสาร IV/IS 1 ใบสามารถออก CN ลดหนี้ได้มากกว่า 1 ครั้ง หากเคยลดหนี้บางส่วนไปแล้วด้วย CN ใบหนึ่ง และต้องการลดหนี้ส่วนที่เหลือ ให้กดสร้างเอกสาร CN ใหม่โดยตรงจากปุ่มสร้าง แล้วดึงเลขที่ IV เดิมมาอ้างอิงได้เลย โดยไม่ต้องแก้ไข CN เดิม

เอกสารที่เข้าระบบ e-Tax แล้วจะไม่สามารถกดยกเลิกเอกสารตรง ๆ ได้อีก ต้องสร้างเอกสารลดหนี้ (Credit Note) อ้างอิงจากใบแจ้งหนี้ (IV) เดิมแทน

ระบบคำนวณส่วนลดของเอกสาร CN จากแต่ละรายการสินค้า/บริการเท่านั้น ไม่ได้นำยอดเงินมัดจำที่เคยหักไว้มารวมในการคำนวณ ทำให้ยอดลดหนี้ที่คำนวณได้อาจไม่ตรงกับยอดมัดจำที่ชำระไว้จริง วิธีแก้ไขเฉพาะหน้าคือปรับแก้ไข Unit Price/Discount ในรายการของเอกสาร CN เอง ให้ยอดสุทธิของ CN ตรงกับยอดที่ต้องการ (เช่น ยอดสุทธิของ IV เดิม) ปัจจุบันยังไม่มีการแก้ไขถาวรสำหรับข้อจำกัดนี้

เมื่อใบแจ้งหนี้ (IS/IV) ที่ CN อ้างอิงได้รับชำระเงินครบจำนวนแล้ว เอกสารลดหนี้ (CN) ใบนั้นจะไม่สามารถตัดยอดกับ IS/IV เดิมได้อีก และจะยังคงค้างแสดงในรายงาน แนวทางที่ใช้แก้ไขคือนำเอกสาร CN ใบนั้นไปตัดยอดกับใบแจ้งหนี้ (IS/IV) ใบอื่นของลูกค้ารายเดียวกันแทน

ระบบออกแบบให้แสดงเอกสาร IV ที่มียอดเป็น 0 (ตัดมัดจำครบแล้ว) ในรายการ RV ไว้ เพื่อรองรับกรณีต้องการนำ IV ใบนั้นไปตัดกับเอกสารอื่นต่อ หากไม่ต้องการใช้งาน IV ยอด 0 ดังกล่าว สามารถคลิกขวาที่เอกสารแล้วเลือกลบออกจากรายการได้ทันที

ปกติแล้วคำสั่ง Reissue ใช้กับระบบ e-Tax/e-Receipt เท่านั้น ไม่ใช่การยกเลิกเอกสารทั่วไป หากต้องการยกเลิกเอกสาร IV ที่อ้างอิงกันหลายใบ ต้องยกเลิกใบที่ออกทีหลังก่อน แล้วจึงยกเลิกใบก่อนหน้าตามลำดับได้

กรณีคู่ค้าหรือลูกค้ารายเดียวกัน สาขาเดียวกัน ระบบจะรวมยอด VAT แสดงเป็นบรรทัดเดียวโดยอัตโนมัติ หากต้องการแยกยอด สามารถแบ่งยอดเองได้จากช่อง "มูลค่าคำนวณภาษี" โดยยอดที่แบ่งต้องรวมแล้วสอดคล้องกับยอดรายการด้านบนของเอกสาร

เอกสาร IS เป็นเพียงใบแจ้งหนี้ ไม่ใช่ใบกำกับภาษี จึงไม่มีหัวข้อ VAT ให้กรอก ให้ออกเอกสาร IS ตามปกติก่อน เมื่อถึงเวลารับเงิน ให้ดึง IS ไปสร้างเอกสารใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี (RS) ซึ่งจะมีหัวข้อ VAT ให้กรอก และข้อมูล VAT จะวิ่งเข้ารายงานภาษีขาย (ภ.พ.30) ให้อัตโนมัติ

ตามหลักเกณฑ์ทางภาษีอากร ใบหัก ณ ที่จ่ายต้องออกโดยฝ่ายผู้จ่ายเงิน (ฝั่งผู้ซื้อ) เท่านั้น กรณีเป็นเอกสาร IV ที่บริษัทเป็นฝ่ายผู้ขาย บริษัทจะไม่สามารถออกใบหัก ณ ที่จ่ายเองในระบบได้ ลูกค้าซึ่งเป็นผู้จ่ายเงินต้องเป็นผู้ออกใบหัก ณ ที่จ่ายและส่งมอบให้บริษัทเพื่อใช้เป็นหลักฐานทางภาษี

หากใบแจ้งหนี้ (IS) ต้นทางมีการบันทึกหัก ณ ที่จ่ายไปแล้วบางส่วน เมื่อดึง IS นั้นมาทำเอกสารรับชำระ (RS) ยอดหัก ณ ที่จ่ายที่แสดงใน RS จะคำนวณเฉพาะส่วนที่เหลือให้ถูกต้องตามที่เคยหักไปแล้วเท่านั้น ไม่ใช่ยอดที่คำนวณผิดพลาด

หัวเอกสารทั้งสองแบบมีค่าเท่ากัน รูปแบบใบลดหนี้ของ Nested เป็นไปตามข้อกำหนดของกรมสรรพากรเรื่องรายการที่ต้องมีในใบลดหนี้ (มาตรา 86/10 แห่งประมวลรัษฎากร) ซึ่งกรมสรรพากรกำหนดชื่อหัวเอกสารว่า "ใบลดหนี้" ไว้แล้ว

เมื่อสร้างเอกสารใบลดหนี้ (CN) โดยอ้างอิงจากเอกสารต้นทาง (IS/IV) แนะนำให้ลบรายการสินค้าอื่นที่ไม่ต้องการลดหนี้ออกจากเอกสาร CN เหลือไว้เฉพาะรายการที่ต้องการลดหนี้เท่านั้น

ในเมนูขาย แท็บ "ใบแจ้งหนี้" ตัวเลือกสร้างใบลดหนี้ (CN) จะให้เลือกอ้างอิงได้จากเอกสาร IS เท่านั้น ไม่มีตัวเลือกให้อ้างอิงลดหนี้จาก RS โดยตรง กรณีที่มีเฉพาะ RS สามารถสร้าง CN โดยเลือก Option "Cash Back" แล้วอ้างอิงเลขที่เอกสาร IS ที่เกี่ยวข้องแทนได้

การที่ CN จะกระทบสต๊อกสินค้าหรือไม่ ขึ้นอยู่กับ "เหตุผลการลดหนี้" ที่เลือกในเอกสาร หากเลือกเหตุผลที่เกี่ยวกับราคา ระบบจะไม่ปรับสต๊อกให้ ต้องเลือกเหตุผลที่เกี่ยวกับปริมาณ สต๊อกจึงจะถูกปรับคืน ในกรณีที่ต้องการคืนเงินสดให้ลูกค้าด้วย ให้ติ๊กตัวเลือก "คืนเงินสด" ก่อนถึงส่วนรายการสินค้าในเอกสาร CN เมื่อติ๊กแล้วจะมีช่อง Statement ให้กรอกวันที่และธนาคารที่จ่ายคืนได้

หน้าเอกสารใบลดหนี้ (CN) ไม่สามารถดึงอ้างอิงจากเอกสารรับเงินมัดจำ (AI) ได้โดยตรง ต้องยกเลิกเอกสาร AI ก่อน แล้วเปิดเป็นเอกสารรับเงินสด (RC) แทน จากนั้นจึงสร้าง CN โดยอ้างอิงจาก RC นั้นได้

ให้ดำเนินการตามขั้นตอนดังนี้ 1) ยกเลิกเอกสาร AI เดิม 2) สร้างเอกสารรับเงินสด (RC) ขึ้นมาแทน โดยใช้วันที่เดียวกับ AI เดิม 3) นำเอกสาร RC ไปสร้างใบลดหนี้ (CN) โดยให้วันที่ของ CN เป็นเดือนปัจจุบัน การที่ AI เดิมได้ยื่น ภ.พ.30 ของเดือนก่อนหน้าไปแล้วไม่เป็นปัญหา เพราะ CN จะไปลดยอดในเดือนปัจจุบันแทน

มี 3 กรณี:

(1) เมื่อใบแจ้งหนี้ (IV/IS) ถูกดึงไปสร้างใบวางบิล (BI) แล้ว ช่อง BI Billing จะเปลี่ยนเป็นเลขที่เอกสาร BI ทันที

(2) หากยังไม่ถูกวางบิลและเลยรอบวางบิลที่กำหนดไปแล้ว ระบบจะเลื่อนไปแสดงรอบวางบิลถัดไปอัตโนมัติ เช่น ลูกค้าตั้งรอบวางบิลวันที่ 10 และ 25 ของทุกเดือน ใบแจ้งหนี้วันที่ 06/09/2024 ควรวางบิลวันที่ 10/10/2024 แต่หากยังไม่วางบิลและเลยวันนั้นไป ระบบจะเปลี่ยนเป็น 25/10/2024 แทน

(3) หากตั้งค่าลูกค้าเป็น "ยกเว้นการวางบิล" ช่องจะแสดงสถานะ "ยกเว้นการวางบิล / No Billing" สถานะอื่นๆ: Not Due = ยังไม่ครบกำหนดชำระ, Over Due = เกินกำหนดชำระ, Billed = ครบกำหนดชำระแล้ว วิธีดูใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้วางบิล: เข้าเมนู ขาย > แท็บใบแจ้งหนี้ กดดรอปดาวน์ในช่องค้นหา เลือกประเภทเอกสาร "IV และ IS" กรอง BI Billing เป็น "Not Due" และ "Over Due" แล้วกดค้นหา

วันที่ครบกำหนดของใบวางบิลไม่สามารถแก้ไขเองได้ เนื่องจากระบบคำนวณอัตโนมัติตามฐานข้อมูล Billing Schedule ที่ตั้งค่าไว้กับลูกค้ารายนั้น ปัจจุบันยังไม่มีรายงานสำเร็จรูปที่แสดงวันครบกำหนดวางบิลของแต่ละใบได้โดยตรง

ระบบอนุญาตให้สร้าง CN จากเอกสารขาย (IV/IS/RC) เท่านั้น เนื่องจากเอกสารขายมีวิธีคำนวณหักเงินมัดจำเฉลี่ยตามจำนวนสินค้าที่ส่งมอบ หากสร้าง CN จาก AI โดยตรงจะทำให้การคำนวณยอดหักมัดจำและยอด CN ผิดพลาดพร้อมกัน วิธีแก้: กรณีคืนเงินมัดจำเต็มจำนวน — ยกเลิกเอกสาร AI (เสมือนไม่เคยรับมัดจำ) แล้วออกใบขายเงินสด (RC) วันที่และรายละเอียดเดียวกับ AI เดิม จากนั้นออก CN อ้างอิง RC นั้น กรณีคืนเงินมัดจำบางส่วน — รอจนสร้างใบแจ้งหนี้ (IV/IS) แล้วออก CN อ้างอิงจาก IV/IS นั้นแทน

เอกสาร AI ที่ถูกอ้างอิงไปตัดกับ IV ครบเต็มจำนวนแล้ว จะไม่แสดงในรายงานยอดคงค้างอีก แต่หากมัดจำยังตัดไม่ครบกับ IV ยอดจะยังคงแสดงค้างอยู่ในรายงาน หากมีการปรับยอดผ่าน JV หรือปรับแก้ไข GL ในเอกสารเอง อาจทำให้ข้อมูลไม่ถูกตัดออกจากรายงานยอดคงค้างให้อัตโนมัติ กรณีนี้ต้องแจ้งทีมระบบให้ปรับแก้เฉพาะเอกสาร

เลขที่เอกสารจะรันตามวันที่ ณ ตอนบันทึกเอกสารครั้งแรก หากภายหลังมีการแก้ไขวันที่เอกสารย้อนหลังไปเป็นเดือนอื่น เลขที่เอกสารที่รันไปแล้วจะไม่เปลี่ยนแปลงตาม วิธีแก้คือต้องยกเลิกเอกสารเดิมแล้วสร้างเอกสารใหม่โดยเลือกวันที่เดือนที่ถูกต้องก่อนบันทึก

ปัจจุบันไม่สามารถใส่ส่วนลดเงินสดที่หน้าใบเสร็จรับเงิน (RC) ได้โดยตรง แนะนำให้ออกเอกสารใบลดหนี้ (CN) อ้างอิงจากใบแจ้งหนี้แทน เพื่อให้ยอดส่วนลดแสดงผลถูกต้องตามหลักเกณฑ์เอกสารทางบัญชี

หากเอกสาร RC ที่มาจากไฟล์นั้นถูกยื่น e-Tax ไปแล้ว จะไม่สามารถลบไฟล์อัพโหลดออกได้ แนวทางแก้ไขคือ 1) ในเมนู "ข้อมูลหลัก" ลบเฉพาะข้อมูลในส่วนที่ระบบระบุไว้แทนการลบทั้งไฟล์ หรือ 2) ยกเลิกเอกสาร RC นั้น หรือออกเอกสารใบลดหนี้ (CN) แทน

ให้แก้ไขข้อมูลจากเอกสาร RC โดยกดปุ่ม "กดแก้ไขข้อมูลลูกค้า" แก้ไขเลข Tax ID ให้ถูกต้อง แล้วกดยื่น e-Tax ใหม่อีกครั้ง

เนื่องจากข้อจำกัดของการยื่น e-Tax จะทำให้ไม่สามารถแก้ไขเอกสารที่ยื่น e-Tax แล้วได้ ให้ออกใบลดหนี้ (CN) เพื่อล้างยอดเอกสารเดิมแทนโดย

(1) ออก CN จากใบแจ้งหนี้บริการ (IS) โดยติ๊ก "คืนเงินสด" เพื่อล้างยอดเอกสารเดิมทั้งหมด

(2) สร้างใบสั่งขาย (SO) ใหม่ แล้วออกใบแจ้งหนี้บริการ (IS) ใหม่จาก SO นั้น

(3) ออกใบเสร็จรับเงินบริการ (RS) อ้างอิง IS ใหม่ โดยแยกเป็น 2 บิลให้ถูกต้อง

Nested มีการตั้งค่าวันที่เริ่มต้น e-Tax ตามวันที่กรมสรรพากรอนุมัติให้จัดทำ ส่งมอบ และเก็บรักษาใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ เอกสารที่จะยื่น e-Tax ได้ต้องมีวันที่เอกสารตรงกับหรือหลังวันเริ่มต้น e-Tax เท่านั้น ตรวจสอบ/ตั้งค่าวันเริ่มต้นได้ที่เมนู ตั้งค่า > บริษัท > ตั้งค่าบัญชี และตรวจสอบสถานะการขึ้นทะเบียนของบริษัทได้ที่เว็บไซต์ https://etax.rd.go.th/etax_staticpage/app/#/index/registered#top

ระบบจะเริ่มกระบวนการเวลา 19:00 น. โดยช่วง 19:00:00-19:59:59 เซิร์ฟเวอร์หลังบ้านจะเริ่มตรวจสอบเอกสารทั้งหมดที่ส่งได้ และปรับสถานะเป็น "รอนำส่ง" จากนั้นระบบส่วนที่สองจะประมวลผลเอกสารที่มีสถานะรอนำส่งทั้งหมด แยกเป็น "นำส่งสำเร็จ", "นำส่งไม่สำเร็จ" หรือ "รอนำส่ง" (ถูกพักไว้เนื่องจากมีข้อยกเว้นบางอย่าง) กระบวนการนี้ทำงานทุก 10 นาที หากมีเอกสารจำนวนมากอาจใช้เวลาหลายชั่วโมง ดังนั้นการนำส่งอัตโนมัติจึงไม่ใช่การส่งทันทีตอน 19:00 น. แต่เป็นกระบวนการต่อเนื่องที่เริ่มต้น ณ เวลานั้น

(1) กดยกเลิกเพื่อออกจากหน้าส่ง e-Tax

(2) ตรวจสอบว่าลูกค้าบุคคลธรรมดารายนี้จดทะเบียน VAT หรือไม่ หากไม่ได้จดทะเบียน ให้ถอดสถานะ VAT ออก

(3) ที่หน้าเอกสาร เลือก "แก้ไขข้อมูลลูกค้า" เพื่อเข้าหน้าตั้งค่าข้อมูลลูกค้า

(4) ถอดติ๊ก VAT ออกสำหรับลูกค้าบุคคลธรรมดาที่ไม่ได้จดทะเบียน

(5) กดบันทึก

(6) กลับไปที่เอกสารเดิม รีเฟรชหน้าจอ 1 ครั้ง แล้วลองยื่น e-Tax ใหม่อีกครั้ง

e-Tax Invoice คือใบเสร็จอิเล็กทรอนิกส์ที่ส่งทางอีเมล ซึ่งกฎหมายรับรองให้ใช้ยื่นภาษีได้ ช่วยลดการจัดเก็บเอกสารกระดาษ (รองรับมาตรการลดหย่อนภาษีของรัฐที่กำหนดให้ใช้ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์เป็นหลักฐาน) ระบบ Nested รองรับการออกเอกสาร ส่งอีเมลให้ลูกค้า นำส่งกรมสรรพากร และเก็บสำเนาบนคลาวด์ให้อัตโนมัติ โดยเชื่อมต่อผ่าน API กับ INET (etax.one.th) ซึ่งเป็นผู้ให้บริการที่ได้รับการรับรอง NRCA รายเดียวที่ออกใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ได้ ขั้นตอนสมัคร: กรอกแบบฟอร์มลงทะเบียน (มีเทมเพลต Google Doc ให้), ติดต่อเจ้าหน้าที่ฝ่ายขายของ INET, และแจ้งทีมซัพพอร์ตของ Nested ผ่าน Help Chat เพื่อเปิดใช้งานระบบ ใช้เวลาประมาณ 2-3 สัปดาห์ในการเปิดใช้งานระบบ INET

ก่อนอื่นให้นำเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรไปตรวจสอบกับเว็บไซต์กรมสรรพากรก่อน หากไม่พบข้อมูลในเว็บกรมสรรพากร ให้ตรวจสอบว่าลูกค้ารายนั้นติ๊ก VAT ไว้ในฐานข้อมูลลูกค้าของ Nested หรือไม่ วิธีแก้:

(1) เข้าไปแก้ไขเอกสาร

(2) เลือก "แก้ไขข้อมูลลูกค้า" ระบบจะพาไปหน้าฐานข้อมูลลูกค้า

(3) ถอด VAT ออกแล้วบันทึก

(4) กลับมาที่หน้าเอกสาร รีเฟรชหน้าจอ แล้วยื่น e-Tax ใหม่อีกครั้ง (เนื่องจากเอกสารที่เดินเลขที่แล้วไม่สามารถแก้ไขผ่านช่องทางปกติได้ ต้องแก้ไขที่ตัวเอกสารโดยตรง)

เอกสารที่นำส่ง e-Tax แล้วไม่สามารถยกเลิกหรือแก้ไขได้โดยตรงในระบบ หากต้องการยกเลิกทั้งจำนวนหรือคืนเงิน ให้สร้างใบลดหนี้ (CN) อ้างอิงเอกสารเดิม แล้วนำส่ง e-Tax ใหม่ (กรณีคืนเงินสดให้ติ๊ก "CN cashback") หากต้องการเพียงลดหรือเพิ่มยอด (เช่น ส่วนลด) ให้ออกเอกสารใบลดหนี้ (CN) หรือใบเพิ่มหนี้ (DN) ตามความเหมาะสม แล้วนำส่ง e-Tax ใหม่อีกครั้ง

กรณีลูกค้าเป็นบุคคลธรรมดาที่ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม แต่ในฐานข้อมูลลูกค้ามีการติ๊กเลือกสถานะ VAT ไว้ จะทำให้ยื่น e-Tax ไม่สำเร็จ ให้ตรวจสอบข้อมูลลูกค้า หัวข้อ VAT ให้ตรงกับสถานะการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มจริง หากลูกค้าไม่ได้จดทะเบียน VAT ต้องติ๊กเลือก "ไม่ใช่"

ข้อผิดพลาดนี้เกิดจากรหัสสาขาของลูกค้ามีความยาวเกินกำหนด ให้ตรวจสอบข้อมูลลูกค้า หัวข้อ "รหัสสาขา" ต้องใส่เป็นตัวเลขรหัสสาขาเท่านั้น ความยาวไม่เกิน 5 ตัวอักษร เช่น 00002

กรณีออกเอกสารใหม่ (Reissue) ผ่านระบบ จะเปลี่ยนวันที่เอกสารได้เฉพาะเป็นวันที่ปัจจุบันเท่านั้น ระบบไม่อนุญาตให้ออกเอกสารด้วยวันที่ในอนาคต หากต้องการวันที่เอกสารเป็นวันที่ในอนาคตจริงๆ ให้ใช้วิธี:

(1) ออกใบลดหนี้ (CN) อ้างอิงใบแจ้งหนี้เดิม (IV หรือ IS)

(2) สร้างใบสั่งขาย (SO) ใหม่

(3) กำหนดวันที่ในอนาคตที่ต้องการในใบสั่งขาย (SO) ใหม่นั้น (อัปเดต 28/03/2024)

เมื่อออกเอกสารใหม่ (Reissue) เพื่อแก้ไขข้อมูล ระบบจะไม่แสดงยอดรวมสุทธิ (จะเป็น 0.00) และจะไม่บันทึก GL ซ้ำ เพื่อป้องกันการบันทึกบัญชีซ้ำและการยื่น e-Tax ซ้ำ ยอดรวมสุทธิที่ถูกต้องจะอยู่ในเอกสารต้นฉบับใบแรกที่ยื่น e-Tax ไปแล้ว ต้องอ้างอิงยอดจากเอกสารต้นฉบับนั้น